“Zonder analytische boekhouding hebben we geen accuraat zicht op de zaken waar wij echt inzicht in willen hebben”
De meerwaarde van analytische boekhouding voor ML6
“Zonder analytische boekhouding hebben we geen accuraat zicht op de zaken waar wij echt inzicht in willen hebben, en in het onderscheid die ML6 wil maken in bepaalde kosten. Voor ons is de analytische structuur heel erg belangrijk.”
De analytische manier van boekhouding vormde het succes van de internationalisatie voor de Gentse machine learning & artificial intelligence-provider ML6. Met vier legale entiteiten, in België, Nederland, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk wilde CFO Fé Zenner op een consequente manier aan eenzelfde manier van boekhouden doen.
“Twee extra dimensies”
“Aan de basis van onze boekhouding voegden we twee extra dimensies. Een eerste is de overeenkomst met onze departementen of units, de tweede dimensie zijn onze kostensoorten en hoe wij die opsplitsen en zien.”
Op die manier kan finance alle analyses doen die ze nodig heeft en inzichten krijgen in wat ze effectief wenst te zien. “Dit ligt ook in lijn met de manier waarop we budgetteren”, duidt Zenner. “Onze budgetten worden opgemaakt en elk budget heeft een budget owner. Dit is de lead van de unit, ook wel de unit coach genoemd. Die budget owner is verantwoordelijk voor zijn of haar budget.”
“Budget naast actuals plaatsen”
“Elke uitgave wordt integraal toegewezen aan één bepaalde unit en één bepaalde kostensoort. Deze worden vervolgens via de analytische boekhouding geboekt in de facturatie. Dit zorgt ervoor dat we zelf onze budgetten naast de actuals kunnen plaatsen in onze rapporteringstool, waarvoor we BrightAnalytics gebruiken.”
De interne P&L bestaat zo uit deze verschillende units en kostensoorten. “We kunnen ook pivoteren zodat we vanuit de kostensoorten kunnen zien welk aandeel elke unit heeft in een bepaalde kostensoort. Voor ons loopt dit bijzonder goed. Het is een dynamische geheel want wanneer er een wijziging in onze interne structuur, wanneer een nieuwe unit het levenslicht ziet of een nieuwe kostensoort wordt geboren, hebben we de flexibiliteit om onze analytische structuur of manier van werken aan te passen.”
“Automatisch inzicht per unit en kostensoort”
De analytische boekhouding wordt een enorm succes genoemd bij monde van Zenner. “Als we alleen zouden werken op basis van de grootboekrekening zou dit heel veel manueel werk vragen om alle actuals te gaan mappen om te vergelijken met ons budget. Budgetten opmaken per unit of kostensoort zou perfect kunnen, maar dit zou heel tijdsintensief zijn. Met onze analytische structuur bekomen we deze eigenlijk automatisch.”
Essentieel voor de internationalisatie van ML6 was het opzetten van de interne P&L op basis van een analytische boekhouding. “Deze was effectief een vertaling van onze interne structuur en manier van werken.
“Eenzelfde boekhoudsoftware om verschillen te vermijden”
Vier legale entiteiten betekent vier verschillende boekhoudingen. “Daarom wordt de analytische boekhouding consequent toegepast om te vermijden dat hier verschillende rapporteringen over de landen heen uitmonden. In elke legale entiteit werken we met dezelfde boekhoudsoftware, namelijk Exact Online.”
“In oorsprong werkten we met aparte boekhoudsoftwarepakketten in elk land maar we merkten dat dit verre van ideaal was. Tot slot is er in elk land ook een lokale partner, een extern boekhoudkantoor, die ML6 ondersteunt.”
