“De continu groei en stijgende complexiteit van processen dwingt finance ertoe om manuele, uitvoerende handelingen meer en meer te automatiseren. “

Elk kwartaal automatisaties en optimalisaties bepalen

De kerntaken van het Gentse ML6 zijn machine learning en artificiële intelligentie. Die specifieke focus op technologie zorgt er echter voor dat ML6 zichzelf ook voortdurend moet heruitvinden en aanpassen. “We leven in een snel veranderende wereld, zeker op vlak van technologie”, vertelt CFO Fé Zenner.

De continu groei en stijgende complexiteit van processen dwingt finance ertoe om manuele, uitvoerende handelingen meer en meer te automatiseren. Voor de rapportering deed Zenner zo een beroep op Bright Analytics. “Deze rapporteringstool stelt ons in staat om de manuele handelingen weg te nemen waardoor we enorm veel tijd besparen, en het werkt daarnaast als controlemechanisme waardoor onze foutenmarge daalt. Het inzetten van de juiste technologie op het juist moment, is cruciaal in internationale context.”

“Tijdrovend en routineus werk”

Op basis van wat gaat Zenner nieuwe automatisaties initiëren? “Wanneer we automatiseren kijken we enerzijds naar processen die heel tijdrovend en routineus zijn. Die processen zorgen er immers voor dat we andere taken niet of minder goed kunnen bewerkstelligen, en dat er onnodig tijd, geld en focus naar gaat.”

“Wat we wel belangrijk vinden, afhankelijk van het proces natuurlijk, is dat we het proces eerst een bepaalde tijd manueel hebben ervaren zodat we er vertrouwd mee zijn maar anderzijds ook een idee hebben van de cijfers. Op die manier weten we wat effectief nodig is tijdens een automatisatietransitie. Het is pas als je even een proces onderneemt dat je weet wat je noden zijn.”

“Bieden van uitdagend werk aan accountants”

Daarnaast is het voor Zenner ook belangrijk om automatisaties als extra controlemechanismes in te bouwen, of foutenmarges te verkleinen en zelfs volledig weg te werken. “We willen onze mensen natuurlijk ook uitdagend werk bieden, dat geldt ook voor onze accountants”, zegt ze. “Er zijn veel leuke en uitdagende projecten waarmee ze kunnen bezig zijn. Dan is het idioot om hen heel uitvoerend en routineus werk te laten doen als we deze processen net gemakkelijk kunnen automatiseren. Op die manier treden ze meer op als controller en zorgen ze voor meer toegevoegde waarde.”

“No hands Accounting”

ML6 werkt met boekhoudsoftware Exact Online. “Een tijdje geleden kozen we zo voor No hands Accounting van Exact Online”, vertelt Zenner. “Hierdoor worden op basis van AI facturen automatisch ingelezen. Het is een zelflerende robot die op basis van historische transacties en een algoritme zorgt voor directe toewijzing van de juiste grootboekrekening.”

Het is een voorbeeld van een optimalisatieof automatisatie waar ML6 niet lang over hoefde na te denken. Die boekingen worden nog snel eens door onze accountant gecontroleerd maar het bespaart ze zoveel tijd… Voor ons was deze automatisatie een no brainer. Het saai en uitvoerend werk hebben we heel eenvoudig kunnen vervangen met dit systeem. Het is makkelijk te implementeren en heeft tegelijk een grote meerwaarde gebracht.”

“Software die synchroniseert met bestaande tools”

Voor de tijdsregistratie doet ML6 een beroep op Teamleader Orbit. “Het is een software van een Belgisch bedrijf dat eigenlijk al onze noden beantwoordt”, duidt Zenner. “Je merkt ook dat het team continu bezig is, op basis van feedback en vragen van klanten, met het verbeteren van zijn product. Teamleader Orbit houdt rekening met de noden van de klant en als er zaken worden gemeld, en meerdere bedrijven kennen eenzelfde probleem, komt het op hun roadmap terecht. Daarnaast biedt het team een heel goede service. Als je een vraag hebt of vastloop met iets, snelt een sterke customer support jou te hulp.”

“De software synchroniseert daarnaast ook met alle andere tools die we gebruiken. De facturen worden opgemaakt in de tool vanuit tijdregistratieperspectief. En deze worden automatisch ingeboekt in Exact Online. We zijn er dus heel tevreden over.”

“Backlog van projecten die op til zijn”

Hoe wordt tot slot de prioriteit gelegd in de keuze van automatisatie? “Dit bepalen we op basis van de tijd, het routinewerk en de maturiteit van het proces”, zegt Zenner. “We voelen zelf wel aan wanneer we een proces moeten automatiseren. Daarnaast houden we een backlog bij van allerlei automatisaties en efficiëntieverbeteringen die we willen doen. Elk kwartaal zitten we met het volledig team samen en brengen we in kaart hoeveel tijd we beschikbaar hebben om aan projecten te werken, los van de day-to-day finance-taken.”

Op basis van deze backlog prioriteert Zenner dan de projecten. “Nog voor een kwartaal begint, bepalen we: deze projecten wel, deze projecten niet. Ook vermijden we dat we met te veel projecten op hetzelfde moment zouden bezig zijn. Automatisaties vragen immers tijd om te implementeren en vragen ook de nodige zorg en deskundigheid. De rapporteringstool in Bright Analytics was bijvoorbeeld een project onder mijn hoede dat ik in een bepaald kwartaal heb vastgenomen. Het was voorzien omdat we de nood voelden dat er verandering zou komen.”

De keuzes worden hoofdzakelijk gemaakt in team, maar er wordt ook overlegd met het management. “Het is afhankelijk van de grootte en de impact van het project op het bedrijf. We hebben kleine en grote projecten. Bij de implementatie van de rapporteringstool hebben we ook meteen afgestemd met het management. Iedereen moet van dergelijk projecten op de hoogte zijn…”