“De juiste technologie op het juiste moment inzetten is cruciaal in een internationale context.”
Internationalisatie bij ML6
Door de uitbreiding van zijn activiteiten over de grens beschikt technologiebedrijf ML6 behalve België nu ook over legale entiteiten in Nederland, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Deze legale entiteiten zorgen voor een bijzondere uitdaging voor finance. Namelijk het ondersteunen van het internationaliseringsproces vanuit financieel opzicht alsook het waarborgen van structuren en systemen.
ML6 is een snel groeiende machine learning & artificial intelligence-provider. Het realiseert een jaarlijkse groei van 30 procent en telt vandaag meer dan 100 medewerkers. “We werken voor een resem aan sectoren, van productie tot de publieke- en gezondheidssector”, zegt Fé Zenner. “We geven advies over hoe bedrijven artificiële intelligentie kunnen inzetten om meerwaarde te creëren en gaan op maat gemaakte oplossingen voor hen uitwerken op basis van zelflerende systemen. Daarnaast bieden we ook gestandaardiseerde bouwblokken aan voor specifieke AI-toepassingen zoals kwaliteitscontrole in een productieproces.”
“Leer van andere, maar ga ook zelf op onderzoek”
“Voor ons internationaliseringsproces leerden we veel van soortgelijke bedrijven die eenzelfde pad hebben bewandeld. Het succes van de internationalisering is een combinatie geweest van netwerken, objectiveren en zelf op onderzoek gaan. Een finance professional moet natuurlijk niet alles klakkeloos kopiëren maar kan best wel veel leren uit best practices. Daarnaast moet je zelf ook voortdurend op onderzoek gaan.”
“Succesfactor van analytische boekhouding”.
Het hoofdkwartier van ML6 situeert zich in Gent. Van daaruit worden alle ondersteunende diensten geleid voor de legale entiteiten in België, Nederland, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. “Het finance team telt behalve mezelf nog een controller en accountant”, vertelt Zenner. “Met deze equipe beheren we alle legale entiteiten.”
Essentieel voor de internationalisatie van ML6 was het opzetten van de interne P&L op basis van een analytische boekhouding. “Deze was effectief een vertaling van onze interne structuur en manier van werken.”
Vier legale entiteiten betekenen immers vier verschillende boekhoudingen. “Daarom wordt de analytische boekhouding consequent toegepast om te vermijden dat hier verschillende rapporteringen over de landen heen uitmonden. In elke legale entiteit werken we met dezelfde boekhoudsoftware, namelijk Exact Online.”
“In oorsprong werkten we met aparte boekhoudsoftwarepakketten in elk land maar we merkten dat dit verre van ideaal was. Tot slot is er in elk land ook een lokale partner, een extern boekhoudkantoor, die ML6 ondersteunt.”
Lees hier hoe de analytische boekhouding van ML6 is opgesteld
“Succes van internationalisering? Sterke partners”
Terwijl Zenner niet mee aan de basis stond toen de respectievelijke lokale entiteiten werden geopend, oppert ze sterk voor partnerships bij een internationaliseringsproces. “Het is belangrijk om de juiste partners aan je zijde te hebben.”
“Externe partners staan een bedrijf structureel bij en kunnen de lokale kennis vertalen. ML6 probeert zichzelf altijd heel goed te informeren alvorens een keuze te maken. En dat was tijdens de internationalisatie van ons bedrijf niet anders. Ondertussen zijn we op vlak van HR naar één partner gegaan over de landen heen om meer uniformiteit te hebben.”
“Ik sluit trouwens niet uit dat we dit op een bepaald moment ook zullen doen voor finance, maar dat is wel net iets complexer. Je maakt niet alleen een keuze voor een extern boekhoudkantoor maar ook banken. Voor ons is het bijvoorbeeld handig indien de bank kan worden toegevoegd aan multibanking platform ISABEL. Alle bankzaken worden ook centraal geregeld, dus is het digitaal karakter en de gebruiksvriendelijkheid van deze online platformen belangrijk. In sommige landen is het dan weer beter om aan te sluiten bij een bank waar onze lokale klanten mee zijn vertrouwd. Finaal willen we vooral een sterk ecosysteem uitbouwen waar we zeker zijn van de juiste partnerships.”
Lees hier wie de externe partners zijn van ML6
“Een internationale context moet je aanspreken als CFO”
Het hebben van lokale entiteiten over de grenzen is volgens Zenner ook intens voor het finance team. “Het brengt uitdagingen. En niet alleen op vlak van fiscaliteit, rapportering of boekhouding. Maar ook hoe alle landen met elkaar interageren. Bijvoorbeeld bij het consolideren van de cijfers of het opzetten van de transfer pricing tussen de verschillende landen.”
“Bij de transfer pricing policy hebben we ook bewust rekening gehouden met de snel groeiende, mogelijks wijzigende structuren van ML6. Daarom hebben we een dynamische methodiek opgezet want niets sluit uit dat we op een bepaald moment deze procedures moeten herzien. Dat vormt dus geen issue. Bij alles wat je opzet, houd je rekening met de dynamiek waarin je werkt.”
De uitdagingen zijn intens maar ook heel leerrijk volgens Zenner. “Het feit dat we snel groeien en kunnen veranderen biedt veel soelaas. Een internationale context moet je aanspreken als CFO ondanks de intensiteit die het met zich meebrengt Veel zaken komen bijvoorbeeld samen als je de closing doet…”
“Data automatisch consolideren”
De kerntaken van ML6 zijn Machine Learning en Artificiële Intelligentie. Die specifieke focus op technologie zorgt er echter voor dat ML6 zich voortdurend moet heruitvinden en aanpassen. “We leven in een snel veranderende wereld, zeker op vlak van technologie.”
Die veranderingen vertalen zich ook in de rapportering en boekhouding. “Een dynamische boekhouding stelt ons in staat om snel aanpassingen door te voeren. Daarnaast willen we voortdurend inzichten generen die toegankelijk en verstaanbaar zijn voor onze mensen, die geen finance-experten zijn.”
Dat realiseerde Zenner door te focussen op automatisatie. “We komen van een financiële situatie waarin alles manueel werd geëxporteerd uit de boekhoudsoftware. Dit gebeurde op vaste tijdstippen maar ook ad hoc. Enerzijds was dit heel tijdsintensief, anderzijds leidden de manuele handelingen onvermijdelijk tot fouten.”
“Door de (internationale) groei en de stijgende complexiteit van onze boekhouding kwam er dus een nood aan een systeem om de manuele handelingen te vervangen en automatisch alle data van onze verschillende legale entiteiten op een inzichtelijke en toegankelijke manier te consolideren.”
Lees hier op basis van welke parameters ML6 verder focust op automatisatie
“Internationalisering moet je aanspreken als CFO”
“De internationale context en evolutie van een bedrijf moet jou aanspreken. Wij denken zelf altijd na over de toekomst. Gaan we binnen enkele jaren, wanneer we misschien over 1.000 medewerkers beschikken, dezelfde processen hebben en dezelfde P&L aanhouden? Dat zijn vragen die we vandaag niet kunnen beantwoorden. Maar we brengen wel verschillende opties in kaart zodat we snel kunnen schakelen wanneer het zover is.”
“Organische groei gaat stap per stap. Mocht je twee jaar geleden hebben gevraagd hoe het finance team er nu zou uitzien, dan had ik het ook niet kunnen zeggen. Daarom is het belangrijk om vooruit te kijken, zonder te veel houvast te hebben. Je moet je kunnen aanpassen en al doende leren. En fouten, die horen erbij. Dat heb ikzelf alvast geleerd uit alle start- en scale-up-ervaringen de jongste jaren.”
