Wat software betreft wordt er vaak veel beloofd, maar weinig waargemaakt. Maar bij BrightAnalytics was dat allesbehalve het geval.

Software die de verwachtingen waarmaakt

Heel wat bedrijven maken gebruik van Excel voor hun financiële rapportering. Maar na een tijd vinden ze rapporteren op deze manier toch nét niet flexibel genoeg, en veel te arbeidsintensief. Zo ook de groep Euroglas DL in Bornem: zij werken daarom sinds begin 2020 met BrightAnalytics. “Een investering die zich nu al meer dan terugbetaald heeft”, zo vertelt ons CFO Stefan Inslegers.

“Toen ik in oktober 2019 in dienst kwam bij de groep Euroglas DL, verliep de rapportering volledig via Excel”, gaat Stefan van start. “Qua vorm voldeed ze aan onze wensen. Maar het rapporteringsproces was erg arbeidsintensief: er kwam veel manueel werk bij te pas. Bovendien was het moeilijk om de rapportering eens in een andere vorm te gieten, of de cijfers eens op een andere manier te bekijken. Daarom gingen we op zoek naar een professionele tool.”

Hij bevroeg zich in de markt, en kwam al snel uit bij BrightAnalytics. “In een vorige job in de drukkerijsector had ik al kennisgemaakt met de tool, en er alleen maar positieve ervaringen mee gehad. Ik heb dan ook niet zo lang nagedacht vooraleer ik de keuze voor BrightAnalytics maakte: ik kende het en had vertrouwen. Dat ook het investeringsfonds waar we deel van uitmaken fan was, was een extra troef. Zij hebben verschillende participaties die met BrightAnalytics werken. Voor hen is het natuurlijk ook een goede zaak als die allemaal dezelfde rapportering gebruiken.”

Op anderhalve maand operationeel

De medewerkers van Euroglas DL die de nieuwe tool zouden moeten gebruiken, stonden aanvankelijk wat sceptisch tegenover het idee. “Verandering is natuurlijk nooit makkelijk”, zegt Stefan. “Bovendien wordt er op het vlak van software vaak veel beloofd, maar niet waargemaakt. Bij BrightAnalytics was dat echter allesbehalve het geval. De uitvoering benadert zeer goed de oplossing zoals ze die aan ons verkocht hebben. Het is zelfs zo dat de implementatie veel vlotter verlopen is dan ik verwacht had. Het enige wat we moesten doen, is de link maken tussen de algemene rekeningen in de boekhouding en de rapporteringslijnen in BrightAnalytics.

Verder is de vorm van onze vroegere rapportering voor 95% overgenomen. Ik had me voorzien op een proces van enkele maanden, maar al na anderhalve maand hadden we onze eerste rapportering. Onze medewerkers waren dan ook snel enthousiast.”

Vandaag werken naast Stefan ook de CEO, twee boekhoudmedewerkers en de drie plantmanagers met BrightAnalytics. Iedereen heeft toegang tot dezelfde data, al is die toegang voor de plantmanagers wel beperkt tot hun eigen site. “Voor hen en voor ons is dit een enorme stap vooruit. Vroeger kregen ze in Excel één statische, visuele pagina die ze niet konden manipuleren. Maar als we vandaag samenzitten voor ons maandelijks overleg, kunnen we samen in de details van de cijfers duiken. Tot op het niveau van de factuur of tot in de details van een boeking. Bovendien kunnen we uit de analyse van de rapportering ook afleiden welke kostenaspecten we best nog wat dieper analyseren.”

Investering zo teruggewonnen

Volgens Stefan win je de investering in het pakket dan ook vrij vlug terug. “Enerzijds omdat je je manuele input in een niet-geautomatiseerde sheet vervangt door een automatische, professionele rapportering, en anderzijds omdat je bepaalde kosten beter kan analyseren, daaruit actiepunten kan afleiden en uiteindelijk besparingen kan realiseren.

Dat we in BrightAnalytics daarnaast makkelijker data kunnen opzoeken dan in ons boekhoudpakket Navision – dat eigenlijk een ERP-pakket is – zorgt voor extra gebruiksgemak.” Hij is dan ook vast van plan om naast de huidige financiële rapportering op ondernemings- en op groepsniveau verder gebruik te maken van de mogelijkheden van BrightAnalytics om de efficiëntie van de groep nog te verhogen. Een eerstvolgende stap is alvast een automatische consolidatie van de cijfers, want vandaag filtert hij er de intercompany transacties nog manueel uit. Wordt dus ongetwijfeld vervolgd.

Dé tip van Stefan voor wie een gelijkaardig project overweegt:

“Het helpt als je al een modelrapportering hebt voordat je BrightAnalytics implementeert. Zo weet je perfect hoe je nieuwe rapportering eruit moet zien, en wat je allemaal wil kunnen rapporteren.”