Hoe uitdagender de tijden, hoe groter de nood aan betrouwbare, actuele cijfers. Dat blijkt nog maar eens uit ons gesprek met Group Ghistelinck, dat actief is in de automotivesector. Voor het West-Vlaamse bedrijf is het meer dan ooit een must om cashflowprognoses te kunnen maken. Dus opteren ze voor een geautomatiseerd rapport. In BrightAnalytics!
“We zijn via een Webinar bij BrightAnalytics terechtgekomen toen onze rapporteringstool aan vernieuwing toe was”, begint Christian Tack, CFO. “Tot voor kort lazen we onze cijfers in vanuit Incadea (een maatwerkpakket van Navision voor de automotivesector), maar de manipulaties om de rapportering analytisch af te werken in onze vorige rapporteringstool waren omslachtig: die moesten manueel gebeuren achteraf. Dat kostte ons veel tijd. Bovendien was het niet zo makkelijk om zelf bijkomende rapporteringen te maken.”
Nadat het bedrijf diverse tools met elkaar vergeleek, koos het voor BrightAnalytics. “We hadden meteen een heel goed gevoel bij de demo en de uitleg die we kregen”, legt Finance Manager Stefanie Destoop uit. “Het platform was vooral gebruiksvriendelijk en eenvoudig. Bovendien konden we zelf snel rapporten opzetten én beheren. Daarnaast viel ons op dat er in BrightAnalytics al een standaardrapportering was met een P&L, een balans en een cashflow statement: na de opzet en een mapping, was die plug-and-play beschikbaar. Bij de andere tools die we bekeken, moest dit nog gedeeltelijk gecreëerd worden. Tot slot zagen we dat andere platformen eerder een dashboard ter beschikking stelden met keycijfers, terwijl we bij BrightAnalytics daarnaast ook de rapporten in een verschillende view kunnen analyseren. Dat vinden we een grote troef.”
Na een halve dag opleiding konden ze bij Ghistelinck Autobedrijven aan de slag. “Onze contactpersoon legde ons uit hoe we onze mapping konden doen vanuit de grootboekrekeningen naar de rapporteringsrubrieken. We waren er snel mee weg”, gaat Assistant Finance Manager Frederik Depoortere verder. “Als er nieuwe rekeningen of kostenplaatsen zijn, is de mapping een stuk eenvoudiger dan vroeger. Doordat de tool bovendien geconnecteerd is met Incadea, hebben we steeds één versie van de waarheid. Extracomptabele boekingen lezen we één keer per maand in. Daarna zien we meteen in BrightAnalytics wat er bijgeboekt werd. Dat bespaart ons enorm veel tijd. Bovendien beschikken we zo altijd over up-to-date cijfers.”
De rapportering gebeurt geconsolideerd over de acht vestigingen van Ghistelinck Autobedrijven heen, maar via de filters kunnen er ook per vestiging en per departement analyses gemaakt worden. “Vergelijk het met een multidimensionale kubus”, zegt Christian, “waarmee we kunnen draaien, filteren en doordrillen tot op grootboekrekening en zelfs tot op de transacties. Als je details van kosten wil zien, kan dat heel makkelijk.”
Ook het feit dat ze nog andere rapporteringen kunnen creëren in BrightAnalytics, vindt hij een troef. “Er zit standaard een cashflow statement in de tool, maar wij willen vooral cash forecasting gaan doen. Dat hebben we nodig, want we zitten in een erg cashgedreven business. Zeker nu, in deze uitdagende tijden. Het is essentieel om deze cijfers snel beschikbaar te hebben, zodat we kort op de bal kunnen spelen.
Het bedrijf wil naar de toekomst toe ook de operationele rapportering uitwerken in BrightAnalytics. “De P&L en de balans lopen, onze budgetten zitten erin, onze cashflow forecasting wordt momenteel voorbereid en opgezet. In een volgende fase willen we de operationele rapportering – die vandaag in Excel gebeurt – ook via BrightAnalytics laten verlopen”, geeft Christian nog mee. “Het gaat dan bv. om de dagelijkse omzetrapportering per type voertuig, of over de KPI’s van onze naverkoopactiviteiten. Het zou handig zijn, mocht dit ook gekoppeld zijn aan BrightAnalytics. De data komen immers uit dezelfde bron. Bovendien hebben we op het platform dan één versie, in plaats van een Excel die opgeslagen moet worden in een folder. Op die manier willen we de tool verder implementeren in het bedrijf om onze KPI’s op te volgen.”