Een oplossing gecreëerd door mensen die denken zoals een financial

-Frank Jacobs, CFO
"Een dashboard dat in één oogopslag up-to-date gegevens en realtime inzicht biedt, waardoor ik sneller kan schakelen."
- Frank Jacobs, CFO

Gebruikte connectoren

Modules in gebruik

Data geconfigureerd voor een financial

Bestelt u wel eens een pakje online? Dan is de kans groot dat HC Group achter de schermen voor de afhandeling zorgt. Dit software-en-logistiek-bedrijf-in-één is gespecialiseerd in e-commerce, en pickt en verstuurt in opdracht van zijn klanten dagelijks leveringen vanuit de voorraden die zij bij HC Group hebben staan. Achter de schermen leidt een uitgekiend IT-systeem alles in goede banen, en zorgt BrightAnalytics voor de financiële rapportering.

De limitaties van manuele rapportering

“Ook al werken onze zes bv’s allemaal met boekhoudpakket Exact Online, toch was het tot voor kort vrij lastig om een geconsolideerd overzicht te krijgen over het hele bedrijf”, begint Frank Jacobs, CFO. “Nochtans vind ik dat erg belangrijk. Ik wil een goed overzicht en inzicht hebben in wat er gebeurd op het gebied van finance. Zodat we de onderneming financieel gezien goed kunnen aansturen en weten wat de maandelijkse opbrengsten zijn, hoe voorraadbewegingen ons werkkapitaal beïnvloeden, etc. Tot enkele maanden geleden gebruikten we een zelfgebouwde rapportering in Excel. Die werd echter slechts één keer per maand geüpdatet. Gedurende de maand voelden we ons redelijk blind. Daarom ben ik op zoek gegaan naar een partij die ons kon helpen om dit efficiënter aan te pakken.”

BrightAnalytics weet wat financials drijft

Frank zette op een rijtje aan welke voorwaarden de oplossing moest voldoen, en vroeg daarna een drietal leveranciers om een online demo. “Bij BrightAnalytics vond ik exact wat ik zocht. Ik wilde een overzichtelijke P&L, die er voor alle bedrijven hetzelfde uitzag. Ik wilde vanuit de balans mijn werkkapitaal kunnen aansturen, en mijn kasstromen kunnen zien. We zijn een sterk groeiend bedrijf, en in zo’n omstandigheden is cashmanagement altijd een uitdaging. Het bedrag van de openstaande facturen wordt steeds groter, we moeten blijven investeren in mensen en warehouses. Toen ik zag met welke blik BrightAnalytics naar financiële rapportering keek, voelde ik me meteen aangesproken. Dat komt doordat ik te maken heb met mensen die het vak verstaan. Die weten wat financials drijft. Ze hebben niet gewoon alle data op een hoop gegooid en daar iets van gemaakt. Nee, ze hebben de data zo geconfigureerd dat eruit komt wat je als financial wil zien. En dat op een erg intuïtieve manier.”

Een BI-tool was niet aan de orde

Of HC Group niet overwogen heeft om zelf een oplossing te maken, of met een business intelligence tool aan de slag te gaan, vermits ze toch ook een IT-speler zijn? “Nee, dat zou een lang en duur traject geworden zijn, met veel kans op fouten en moeilijkheden”, zegt Frank. “Terwijl BrightAnalytics een soort plug-and-play-oplossing is die meteen alle juiste koppelingen legt. De tijd en middelen die we zouden besteden aan een eigen oplossing, kon daar onmogelijk tegen op.”

In één oogopslag realtime financiële inzichten

Omdat Frank het gewend is om op een eigen specifieke manier bepaalde zaken op te volgen, kwam er wel wat maatwerk kijken bij de samenwerking. “Ik heb bijvoorbeeld gevraagd om ook een rapportering over klanten en leveranciers te voorzien, en enkele voorbeelden gegeven van hoe ik het graag wilde hebben. Dat heeft BrightAnalytics exact nagebouwd in het systeem, en dit wordt dagelijks geüpdatet. Dat vind ik overigens nog een troef: nadat we overdag onze administratie bijwerken in Exact Online, zorgt een nachtelijke update ervoor dat alle gegevens ook aangepast zijn in BrightAnalytics. Elke ochtend klik ik mijn tool aan, en opent die met een dashboard dat in één oogopslag up-to-date gegevens en realtime inzicht geeft, waardoor ik sneller kan schakelen. Bovendien heb ik de mogelijkheid om die update zelf te doen, bijvoorbeeld wanneer ik tijdens de dag heel veel aanpassingen gedaan heb. Zo weet ik meteen wat de consequenties zijn van wat ik die dag geboekt heb. Dat vind ik zelf een hele fijne feature. En heb ik eens een boeking gedaan op een grootboekrekening die BrightAnalytics nog niet kent, dan krijg ik een melding, zodat ik daar even naar kan kijken.”

Operationele rapportering als toekomstvisie

Naar de toekomst toe overweegt Frank om ook de operationele rapportering via BrightAnalytics te laten verlopen. “Heel veel van onze operationele business runnen we in een e-warehouse dat we zelf ontwikkeld hebben. Ook hier zitten natuurlijk veel data in. Ik ben al aan het nadenken welke data ik klaar wil zetten voor BrightAnalytics om daar vervolgens ook rapportering op te doen. Denk bijvoorbeeld aan een rapportering over leveringen, stock movement, retourmanagement, etc. We zouden zo’n rapportering misschien ook zelf kunnen maken, maar ik heb nu al de ervaring dat BrightAnalytics daar heel professioneel in is. We zouden onze operationele mensen hier dan toegang toe kunnen geven, met specifieke toegangsrechten per persoon. Eens de koppeling gemaakt is, hebben zij dan elke dag een update van de rapportering. Zo heb je er in principe geen omkijken meer naar.”

Voorlopig ligt de focus echter op financiële rapportering. Het is een heel intuïtief platform waarbij Frank gaandeweg steeds verschillende features ontdekt. “Er zitten heel veel functionaliteiten in. Maar als ik een vraag heb, hoef ik maar te bellen en dan is mijn issue vijf minuten later vaak opgelost. Ik krijg altijd iemand met kennis van zaken aan de lijn die meteen kan helpen. Topservice dus!

logo flower

De voordelen van BrightAnalytics volgens HC Group :

  • Fijne, overzichtelijke rapporteringstool
  • Erg intuïtief, omdat de makers denken als een financial
  • Snelle consolidatie
  • Tijdsbesparing

Benieuwd wat BrightAnalytics voor u kan betekenen?