In BrightAnalytics kunnen we vrij rechttoe rechtaan of structuurwijzigingen en nieuwe dimensies doorvoeren. Consolideren kost ons nu in principe geen tijd, wat vroeger wel anders was.

Snellere en efficiënter sturen op basis van data

Een steeds groter wordende organisatie met flinke groeiambities aansturen op basis van cijfers: het kan enkel als je op het vlak van finance kiest voor automatiseren en digitaliseren. Dat was dan ook wat House of Clouds deed toen CFO Maarten Zwitserloot aan boord kwam. De IT-organisatie blinkt uit in wat ze zelf graag ‘digitale versnelling’ noemen. Of dat ook is wat BrightAnalytics voor hen kon betekenen? Lees vooral mee.

“House of Clouds volgt een buy-and-build-strategie, waarmee we een pan-Europese organisatie bouwen met voldoende slagkracht om onze klanten optimaal te bedienen,” legt Maarten uit. “Ons doel is daarbij niet om zo groot mogelijk te worden, maar om klanten op een slimme en duurzame manier digitaal te laten accelereren, zodat zij hun positie voor de toekomst kunnen versterken. Tot voor kort voerden de bedrijven binnen onze groep hun financiële processen elk op hun eigen manier uit.” Finance werd daarbij voornamelijk gezien als ondersteunend, en niet zozeer als sturend. Toen ik in dienst kwam als CFO, kreeg ik de kans om alles opnieuw in te richten. Op administratief vlak had ik de ambitie om zo veel mogelijk te automatiseren en digitaliseren, om zo ons bedrijf te kunnen sturen op basis van de data die daaruit zouden voortvloeien. Ons finance team is klein en we moeten ons zo efficiënt mogelijk organiseren, zodat we als team wel zo veel mogelijk aankunnen.”

Ondersteunend voor de strategie

Een eerste stap was om alle boekhoudingen te migreren naar één omgeving, waarna Maarten bovenop de administratieve laag van de organisatie een laag business intelligence wilde implementeren. Hij ging vrij snel op zoek naar een tool die hem daarbij kon ondersteunen. Of House of Clouds als softwarebedrijf niet overwogen heeft om die oplossing zelf te bouwen? Toch niet, zo blijkt. “We weten namelijk wat er zoal komt kijken bij zelf ontwikkelen en konden daardoor snel de juiste afwegingen maken die passen bij onze behoefte. Bovendien willen we in het kader van onze buy-and-build strategie makkelijk nieuwe organisaties kunnen aansluiten. Als we zelf iets zouden ontwikkelen, bijvoorbeeld in Power BI, zou dat leiden tot meer onderhoudskosten om nieuwe bedrijven toe te voegen. Terwijl dit in de oplossing die we nu hebben – BrightAnalytics – heel makkelijk kan. Op die manier ondersteunt de tool ons om direct grip te krijgen op overgenomen organisaties.”

Rechttoe rechtaan

Dankzij de implementatie van BrightAnalytics is er vandaag meer uniformiteit in de manier waarop de House of Clouds-groep aan finance doet. Het bedrijf implementeerde eerst de financiële module, met daarin onder meer de rapportering voor het management en de aandeelhouders, budgettering, aangepaste forecast en intercompany-eliminaties. “Dit hielp ons meteen ook om de maandafsluiting te versnellen, omdat we minder handmatig hoefden te verwerken. Voordien knoopten we alles aan elkaar in Excel. Dat duurde niet alleen langer, maar ook leidde tot een gebrek aan uniformiteit, meer kans op fouten én minder flexibiliteit. Als er iets wijzigde, moesten we knutselen in de Excel-bestanden. In BrightAnalytics kunnen we vrij eenvoudig structuurwijzigingen en nieuwe dimensies doorvoeren, terwijl consolidatie ons vrijwel geen tijd meer kost. Dat was vroeger wel anders.”

Vrij snel na de implementatie van de financiële module nam Maarten ook de operationele module in gebruik waaronder ook de billability app valt. “Die laatste geeft ons met name inzicht in de declarabiliteit: we zijn een dienstenbedrijf en de inzet van onze medewerkers is een belangrijk datapunt om op te volgen. Waar besteden onze collega’s hun tijd aan? Hoe ontwikkelen de inzet en tarieven op klanten zich? En recent hebben we ook de controlling app geïmplementeerd. Een van de troeven van BrightAnalytics is dat ze snel schakelen: zodra we hadden aangegeven dat we die wilden activeren, was dat in hele korte tijd in orde gebracht.”

Snel schakelen

Dat BrightAnalytics in staat is om snel te schakelen én persoonlijk samen te werken met zijn klanten, was voor Maarten doorslaggevend in zijn beslissing. “Van voortraject tot implementatie hadden we een goed en rechtstreeks contact. De mensen van BrightAnalytics reageren snel, staan open voor onze feedback en denken zelfs mee na over aanvullende mogelijkheden voor ons bedrijf. De billability app hebben ze bijvoorbeeld zo aangepast zodat deze nog beter werkt voor ons. En los daarvan is het platform ook heel makkelijk in gebruik te nemen. We kunnen er zelf aanpassingen in doen in functie van ons bedrijf. We zijn dus erg tevreden. Zo tevreden zelfs, dat ik al verschillende collega-CFO’s van andere bedrijven de weg gewezen heb naar BrightAnalytics.”