"De oplossing van BrightAnalytics zag er zo goed uit, dat de beslissing om samen te werken vrijwel meteen genomen werd."

Rapporteren vanuit diverse dimensies: het kan ook makkelijk.

De overstap naar een nieuw systeem of een efficiëntere tool: het hoeft niet altijd een enorme hoeveelheid tijd en energie te vragen. Dat ondervond Maria Nilsson, CFO van S-Group Solutions, toen ze besloot om voor de financiële rapportering van het bedrijf voortaan te rekenen op BrightAnalytics. Sindsdien heeft niet enkel zij maar ook de CEO realtime inzicht in alle cijfers. Een verademing.

Toen BrightAnalytics voor het eerst contact opnam met Maria Nilsson, CFO van S-Group Solutions, was het bedrijf net overgenomen door een nieuwe eigenaar en zat het volop in de overgang naar een nieuw ERP-systeem. “De overstap naar het nieuwe systeem nam heel veel tijd in beslag. Er was geen ruimte om tegelijkertijd ook met de rapportering aan de slag te gaan”, vertelt Maria. “Ik vroeg BrightAnalytics om me terug te bellen in de herfst. En dat deden ze ook. Op het perfecte moment: de nood aan een nieuwe, meer efficiënte manier van rapporteren was groter dan ooit.” 

Vrijwel meteen beslist

Tot dan toe hadden ze bij S-Group Solutions altijd data uit het ERP-systeem geëxporteerd naar Excel, om ze daar manueel te gaan bewerken. Dat was arbeids- en tijdsintensief, en bovendien kon Maria hierdoor slechts één keer per maand de cijfers rapporteren. Realtime inzicht ontbrak. “Toen BrightAnalytics hun oplossing aan ons kwam voorstellen, was ik eigenlijk meteen overtuigd. De overname en de verandering van ERP-systeem hadden veel tijd en energie gekost. De plug and play oplossing van BrightAnalytics zag er zo goed uit, dat de beslissing om samen te werken vrijwel meteen genomen werd. Ik heb enkel nog gepraat met een zusterbedrijf dat een gelijkaardige oplossing had, maar dat kon enkel met één specifiek ERP-systeem koppelen. Nadat ik overlegde met onze auditor en de prijzen vergeleek, kozen we voor BrightAnalytics.” 

Het viel Maria vooral op dat het bij BrightAnalytics mogelijk was om de cijfers vanuit verschillende invalshoeken of dimensies te bekijken: voor het hele bedrijf, per type omzet, per afdeling of klant… “Wij werken een beetje anders dan anders: omzet bekijken we niet per klant, maar per omzettype. Denk bijvoorbeeld aan omzet voor licenties (met daaronder nog verschillende types), voor maintenance, voor consultancy. Het had wat voeten in de aarde om dit zo in te richten in ons nieuwe ERP-systeem, maar bij BrightAnalytics was dit zo gefikst. Daarnaast natuurlijk het feit dat er elke avond een update gebeurt, dat je manuele updates kan uitvoeren en dus altijd kan beschikken over realtime cijfers”, gaat ze verder. 

Elke maand een dag gewonnen

Vandaag gebruikt ze met name de financiële rapporteringsmodule, onder meer om de maandelijkse resultaten te rapporteren en de maand af te sluiten. “Het is geweldig dat dit nu zo eenvoudig kan. Ik denk dat we elke maand zeker één volle dag aan tijd winnen. Onze CEO kan bovendien zelf naar de cijfers kijken, en is hiervoor dus niet van mij afhankelijk.” Ook de managers van de consultants en van de salesafdeling hebben rechtstreeks toegang. “Doordat het zo intuïtief werkt, hebben mensen niet veel uitleg nodig. Ze zijn er snel mee aan de slag. Soms zelfs te snel”, lacht Maria, “want dan komen er vragen omdat ik nog bepaalde aanpassingen in de cijfers moet doen. Maar het geeft wel aan dat ze graag gebruik maken van de mogelijkheid om zelf zaken op te zoeken.”

Of het makkelijk was om met het ERP-systeem van S-Group Solutions te connecteren? Ze schudt haar hoofd. “Dat lag echter niet aan BrightAnalytics. Het mooie is dat zij dit opgelost hebben. Ik heb niets moeten doen. Bij BrightAnalytics pakken ze het probleem vast en lossen ze het op. Dat vind ik super. Hun service is ook fantastisch. Ze antwoorden snel, en zijn altijd bereid om te helpen. Ik ben onder de indruk.” 

Next step: operationele rapportering

Na amper zes maanden met BrightAnalytics is Maria zo enthousiast dat ze zelf het initiatief nam om ook over de mogelijkheden van de operationele module te praten. “Daarmee willen we enerzijds onze salesafdeling beter kunnen aansturen en opvolgen. Denk bijvoorbeeld aan de cijfers per consultant, etc. En misschien kunnen we daarnaast ook connecteren met onze CRM-systemen om zicht te krijgen op projecten in de pipeline. Op die manier kunnen we makkelijker onze jaaromzet voorspellen. Ik  kijk ernaar uit om de bijkomende mogelijkheden van de software te ontdekken.”