"Dankzij de Health Check-alerts elke ochtend weten we wanneer er een mappingupdate moet gebeuren. Dat stelt ons gerust: we kunnen altijd op de cijfers vertrouwen."

Exit Excel, enter efficiëntie

Toen de Deense ambachtelijke brouwerij To Øl voor het eerst investeerde in een financiële rapporteringstool, voldeed die uiteindelijk niet aan de vereisten. De software werd vrij snel opzijgeschoven, en het bedrijf keerde terug naar… de vertrouwde Excel-sheets. Maar echt werkbaar was dat niet, met vijf bedrijven en vele intercompany transacties. Sinds oktober 2022 werken ze met BrightAnalytics. Een wereld van verschil, zo blijkt.

Nog voor James Parsons, Head of Finance, in dienst trad bij To Øl, ging het bedrijf al op zoek naar software voor de financiële rapportering.“Vermits ons bedrijf in totaal vijf vennootschappen telt, hadden we een tool nodig die het mogelijk maakte om intercompany transacties te elimineren”begint James. “Er zijn heel wat verkopen heen en weer tussen onze productiesite in Svinninge en onze brouwerijbar in Kopenhagen. Daarnaast budgetteren we meer dan ooit tot in het grootste detail. Daarom zochten we ook een oplossing die budget-to-actual vergelijkingen mogelijk maakte, en dat op maandelijkse basis op het niveau van kostenplaats.”

Voordien gebeurde dit werk via Excel-sheets, wat niet alleen veel tijd in beslag nam, maar ook een grotere kans op fouten met zich meebracht.. “Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe account creëerde, dan moest je eraan denken om die manueel aan de Excel-template toe te voegen”, legt James uit. “Er was geen notificatie die je daarop wees, waardoor dit soms al eens vergeten werd en het nadien tijd kostte om uit te zoeken waarom sommige dingen niet klopten.”

Op aanraden van hun externe consultant kwam To Øl aanvankelijk terecht bij een andere rapporteringssoftware dan BrightAnalytics, maar die voldeed niet, aldus James. “We waren verre van onder de indruk over de gebruiksvriendelijkheid van dit systeem, en ook de features lieten te wensen over. Dat zorgde ervoor dat we de tool nauwelijks gebruikten en al snel opzij schoven, om opnieuw onze toevlucht te zoeken tot manuele Excel-sheets die maandelijks geüpdatet moesten worden en manuele eliminaties van intercompany transacties, en dat sheet per sheet voor vijf bedrijven. Een enorm tijdrovend werk.”

Makkelijke beslissing

James’ eerste opdracht bij het bedrijf was dan ook om op zoek te gaan naar een betere oplossing. “Onze CFO kende BrightAnalytics al: hij had een paar jaar eerder kennisgemaakt. En vroeg me om ze te vergelijken met nog een aantal andere providers. Ik deed wat onderzoek en pleegde enkele telefoontjes, maar al snel bleek dat er altijd wel een reden was waarom de andere tools toch niet helemaal bij ons pasten. Bij de ene konden we onvoldoende de intercompany transacties elimineren, bij de andere was er geen integratie mogelijk met SAP. Dat laatste was erg belangrijk voor ons, want we wilden op elk moment inzicht hebben in de omzetontwikkeling. Bovendien waren deze tools vaak ook duurder, terwijl BrightAnalytics aan een competitieve prijs bijkomende functionaliteiten biedt.”

Zo was het feit dat er in BrightAnalytics gebudgetteerd kon worden en een budget-to-actual review opgesteld kon worden voor To Øl een leuke extra. “We gebruikten hiervoor de SAP-budgetmodule, maar die was niet gebruiksvriendelijk voor ons”, zegt James daarover.“We wilden kunnen budgetteren op maand en op kostenplaats. BrightAnalytics kon dit, en dat was voor ons een troef.. Al bij al was het dus een hele makkelijke beslissing.”

Vertrouwen in de cijfers

Het contract met BrightAnalytics werd getekend in oktober 2022, en een maand later was alles al operationeel. Ondertussen gebruikt To Øl het platform zowel voor de financiële analyse en rapportering als voor de budgettering, intercompany eliminaties en de kostenplaatsreview gefilterd op kostenplaats. Dat ze in de financiële rapportering verschillende ratio’s kunnen instellen, vinden ze een pluspunt. Bovendien hebben ze dashboards die inzicht geven in de inventaris, verkoop, openstaande facturen en de cashconversiecyclus. . Maar over het algemeen zijn ze eigenlijk enthousiast over het héle systeem: “Het is een erg gebruiksvriendelijke en zeer nuttige tool, met een interface die visueel een pak aantrekkelijker is dan de 80’s look van SAP”, gaat James verder “Dankzij de Health Check-alerts elke ochtend weten we wanneer er een mappingupdate moet gebeuren. Dat stelt ons gerust: we kunnen altijd op de cijfers vertrouwen.”

Snel vertrokken

De tien tot vijftien kostenplaatseigenaars bij To Øl die elk verantwoordelijk zijn voor hun budget, hebben overigens zelf toegang tot het systeem, waardoor ze maandelijks de cijfers kunnen opvolgen en vergelijken met het budget. “Het gaat om marketing- en salesprofielen alsook onze brouwers Zij zijn het niet gewend om naar financiële en consolidatiesystemen te kijken, en toch kunnen ze er vlot doorheen navigeren en zijn ze snel vertrokken met de software. Met één klik zien ze bovendien de details van een transactie, dus het is erg makkelijk om een review te doen. Zij gebruiken de tool doorgaans naar het maand- en kwartaaleinde toe, terwijl onze financiële collega’s er dagelijks mee werken.”

Tot slot noemt James nog de goede samenwerking en service: “Onze accountmanager is ons eerste aanspreekpunt en antwoordt altijd meteen. Meer technische vragen worden doorgestuurd naar een technisch expert, maar ook die antwoordt snel. Er is nog nooit een vraag of issue geweest die niet snel vakkundig opgelost werd”, besluit James.