We kunnen nu zo goed als dagelijks de cijfers en onze KPIs zelf opvolgen.

Zelfstandiger, efficiënter en proactiever aan de slag met cijfers

Het innovatieve BM Engineering uit Kortrijk had tot voor kort één keer per kwartaal inzicht in de actuele cijfers: een externe boekhouder consolideerde en filterde de intercompany transacties dan uit de data van een zevental boekhoudingen. Voor een groeibedrijf kon dat een pak dynamischer, dus kozen ze voor BrightAnalytics, dat connectie maakte met hun SAAS-omgeving Yuki.

“Onze werking is – onder meer door overnames in het verleden – verspreid over een aantal vennootschappen met daarboven een holding”, begint CEO en oprichter Jan Leye. “Daardoor hebben we een zevental boekhoudingen, die we ongeveer twee jaar geleden ondergebracht hebben in Yuki. Al die cijfers willen we consolideren, en intercompany transacties moeten we eruit kunnen filteren. Onze externe boekhouder deed dit vroeger één keer per kwartaal voor ons, maar realtime cijfers hadden we niet.”

Daarnaast maakte BM Engineering ook een aantal KPI-berekeningen, waarvoor het data uit verschillende programma’s exporteerde naar Excel, om de prestaties van de verschillende afdelingen van het bedrijf op te volgen. “Ook daarvoor moesten we manueel tewerk gaan”, gaat Office Manager Caroline Claeren verder, “wat ontzettend veel tijd in beslag nam. De KPI-rapportering konden we dan ook niet vaker dan één keer per kwartaal opstellen. Dat moest anders.”

Vanuit de ambitie om zelfstandiger, efficiënter en proactiever inzicht te kunnen creëren, ging BM Engineering op zoek naar een oplossing. “We contacteerden BrightAnalytics en nog een andere leverancier, maar hebben vrij snel in het voordeel van BrightAnalytics gekozen. Dat had te maken met hun online demo, die zeer overtuigend was. Ook het feit dat ze al connecties hadden met Yuki vonden we een plus. Dat ze bovendien net als wij gevestigd zijn in West-Vlaanderen, was voor ons een extra troef”, aldus Jan.

Van demo tot implementatie: focus op klanttevredenheid

Ondertussen is BrightAnalytics al een jaar up-and-running bij BM Engineering en zijn zowel Jan als Caroline erg enthousiast. “Caroline zorgde in haar eentje voor de succesvolle implementatie van het systeem”, vertelt Jan. “Bij BrightAnalytics hebben we een erg bekwame contactpersoon die ons op weg geholpen heeft. Je voelt dat dit bedrijf de nadruk legt op klanttevredenheid. Van de demo over het tekenen van het contract en het hele proces om de historische data te importeren, tot het invullen van onze vragen. Op verbazend korte tijd was BrightAnalytics geïmplementeerd en werkte het. Is er nu en dan nog eens een issue – wat uiteraard kan gebeuren – dan is die altijd zeer snel opgelost.”

“Ik heb het gevoel dat er een jonge groep mensen klaarstaat om te helpen”, valt Caroline hem bij. “Als ik bel, willen ze altijd meteen verder helpen. Vandaag hebben we ze niet zo vaak meer nodig, want het systeem loopt niet snel vast. We contacteren ze alleen wanneer we iets nieuws willen opstarten.”

Ook de externe boekhouder van het bedrijf stond ervan te kijken hoe snel het platform opgestart was. Vandaag gebruikt hij BrightAnalytics voor BM Engineering, en bespaart hem dat behoorlijk wat werk. “Bovendien kunnen we nu zelf zo goed als dagelijks de cijfers en onze KPI’s opvolgen”, zegt Caroline nog. “Een dag nadat de facturen opgeladen zijn in Yuki hebben we al inzicht in de actuele cijfers, waar er vroeger een vertraging opzat van drie maanden. En dat met veel minder manueel werk.”

Geen discussie meer over de cijfers

Omdat elk afdelingshoofd toegang heeft gekregen tot BrightAnalytics, zijn er bovendien minder onduidelijkheden over de cijfers, zo blijkt. “De vennoten zien hun cijfers voor de maand en kunnen bovendien doorklikken tot op factuurniveau als ze zich ergens vragen bij stellen. Dat verhoogt de interne transparantie”, zegt Jan. “Iedereen weet hoe de flow in elkaar zit: de data gaan van ons ERP-pakket Team Leader Orbit naar Yuki, en van daaruit naar BrightAnalytics. Dat wordt niet meer in vraag gesteld, wat vroeger wel het geval was omdat er veel manueel werk bij kwam kijken, wat aanleiding gaf tot veel extra controles.”

Met de komst van BrightAnalytics werd het voor BM Engineering bovendien ook mogelijk om te budgetteren. “Dat deden we tot voor kort niet, omdat we de tools niet hadden om de budgetten te controleren. Vandaag kan dat perfect in BrightAnalytics. Dat vind ik zo leuk aan deze software: er is geen eindpunt. Er zijn nog mogelijkheden naast degene die we nu al gebruiken. Ik denk dat we volgend jaar eens met BrightAnalytics rond de tafel gaan zitten om te bekijken hoe we nog meer functionaliteiten kunnen gebruiken, bijvoorbeeld op het vlak van cashmanagement en operationele rapportering. Zo blijven we groeien, en BrightAnalytics groeit met ons mee.”