Alle rapporteringsproblemen die we hadden, zijn opgelost door ons boekhoudpakket te koppelen met BrightAnalytics.

Van arbeidsintensieve naar proactieve rapportering

Voor de Van Wellen Group – die ruim 40 bedrijven telt – was rapporteren tot voor kort een heel karwei. Diverse boekhoudpakketten, een gebrek aan automatische vergelijkingen en een context met intercompany transacties en consolidaties maakten het voor financieel verantwoordelijke Tom Bolsens een tijdrovend en intensief proces. Maar sinds hij de koppeling maakte met BrightAnalytics is dat voorgoed verleden tijd.

Financiële rapportering voor BrightAnalytics

“Voor de komst van BrightAnalytics liep ik eerder achter de feiten aan dan dat ik proactief kon zijn”, zo begint Tom. “We hebben een goed en gebruiksvriendelijk boekhoudpakket, dat op het vlak van rapportering echter tekortschiet omdat onze groep ruim 40 bedrijven telt. Vroeger moest ik voor de meeste van die bedrijven apart inloggen om cijfers op te roepen, en kon ik geen automatische vergelijkingen maken tussen jaren of firma’s. Voor andere werken we dan weer met externe financiële dienstverleners, die me hun cijfers aanleverden in vaak verschillende formaten. Ik voerde bedrijf per bedrijf alles in Excel in, en deed daar manipulaties. Dat dit enorm arbeidsintensief en totaal niet gebruiksvriendelijk was, spreekt voor zich.”

Dat de Van Wellen Group bovendien gestaag groeide – het bedrijf is gespecialiseerd in logistiek vastgoed in de haven van Antwerpen en Grobbendonk, alsook de projectontwikkeling van residentieel vastgoed – maakte het er niet makkelijker op. “Er kwamen geregeld nieuwe bedrijven en sites bij, waarvoor er ook een rapportering moest gebeuren. Met het oog op verdere groei wilde onze aandeelhouder bovendien sneller cijfers kunnen zien om beslissingen te nemen, liquiditeitsplanningen en toekomstplannen te kunnen maken.”

Connecteren met quasi elk boekhoudpakket

Een professionele rapporteringstool moest Tom snel en accuraat inzicht geven in de cijfers, vlot vergelijkingen kunnen maken, budgetteren mogelijk maken, maar ook het opsporen van intercompany transacties en consolidaties faciliteren. “En als het even kon, dan wilde ik ook graag klanten en leveranciers kunnen opvolgen”, zo zegt Tom. “Eerst hebben we eraan gedacht om ons boekhoudpakket te vervangen, maar omdat het ondertussen geoptimaliseerd was, kozen we voor een add-on voor de rapportering. Onze bank had me ooit gesproken over BrightAnalytics. Toen ik op het punt stond om hen te contacteren, belden ze me toevallig zelf op. De demo heeft me meteen overtuigd, en ik heb geen andere leveranciers meer gecontacteerd.”

Drie weken later kon Tom de eerste rapporten bekijken in BrightAnalytics. “De rapporteringstool linken aan ons boekhoudpakket was kinderspel, althans zo leek het voor ons (lacht). Wat er achter de schermen gebeurt, weet ik natuurlijk niet. Dat BrightAnalytics meer dan 100 connectoren heeft waardoor ze kunnen connecteren met quasi elk boekhoudpakket, was voor ons een extra troef. Daardoor zie ik vandaag de cijfers van al onze firma’s in één rapportering, ook van de bedrijven waarvoor een externe partner de boekhouding doet. In die zin zijn alle problemen die we hadden, opgelost door ons boekhoudpakket te koppelen met BrightAnalytics.”

Managementrapportering en intercompany matching

Ook het gemak waarmee managementrapportering kan worden opgezet en intercompany transacties opgespoord kunnen worden, valt Tom op. “BrightAnalytics koppelt de cijfers, en ik heb zelf de rapportering opgezet. Ik was verbaasd hoe vlot dat ging. Vaak is er toch wel wat verschil tussen een demo en de praktijk, maar hier werden de beloftes effectief ingelost. Het volstond om de managementrapportering één keer op punt te stellen, en de rekeningschema’s van onze 40 firma’s te koppelen aan de juiste rekening van de managementrapportering.”

“Vorige week nog namen we weer een bedrijf over. Ik bracht BrightAnalytics op de hoogte, kreeg de intercompanycode, en daags nadien zag ik de cijfers van dat bedrijf in het platform en kon ik deze direct integreren in onze rapportering. Verder is het dan ook zeer eenvoudig om een vergelijking te maken tussen de verschillende firma’s, boekjaren, sterkste afwijkingen, …. Kortom, ik kan nu veel beter en sneller onze cijfers analyseren en proactief reageren. Ook de service die ik krijg, is dus top. Vraag ik iets, dan heb ik een paar uur later antwoord. En dat vind ik belangrijk.”

Tijdswinst

Hij geeft aan dat hij sinds de start van de samenwerking met BrightAnalytics enorm veel tijd gewonnen heeft, waardoor afsluitingen niet alleen sneller klaar maar ook kwalitatiever zijn. “Dankzij de intercompany matching zie ik eenvoudig of een transactie al bij alle betrokken firma’s geboekt is. Dat wordt weergegeven in een mozaïek met tegeltjes per bedrijf. Kleurt een tegel groen, dan is alles oké. Oranje of rood geeft aan dat er een mismatch is. Zo is het erg gemakkelijk geworden om bij een afsluiting ervoor te zorgen dat de intercompany prestaties aansluiten.”

In de toekomst wil Tom ook de operationele rapportering via de tool laten verlopen. “Ik pak het graag stap voor stap aan. Als de gewone boekhouding helemaal op punt staat, starten we met de budgettering van alle firma’s. Daarna volgt de consolidatie en eventueel een liquiditeitsplanning. Dat de tool het kan en met ons kan meegroeien, stelt me gerust.”