Nu ben ik zeker dat alle deelnemers aan een vergadering dezelfde cijfers voor zich hebben, en daarvoor dezelfde definities gehanteerd hebben.

1 bedrijf, 100 medewerkers, 1 waarheid

Wanneer je als bedrijf beslist om het strategische roer om te gooien, heeft dat zo zijn gevolgen voor je bedrijfsvoering. Zo ook bij de West-Vlaamse Groep Huyzentruyt: sinds 2018 spitst het bedrijf zich enkel nog toe op projectontwikkeling, en niet langer op aannemingen. Een uitgelezen kans, zo vonden ze, om meteen de hele manier van werken tegen het licht te houden. En groen licht te geven voor de uitbouw van een goede financiële en operationele rapporteringstool.

“Sinds 2018 is het onze missie om betaalbare woningen te bouwen op eigen gronden, en dat zowel voor investeerders als eigenaars”, begint CFO Willem Declercq enthousiast. “Daarbij willen we het bouwproces zo eenvoudig mogelijk maken voor onze klanten. En hen veel waar bieden voor hun geld. Daartoe hebben we onze projectaanpak uiterst efficiënt gemaakt. Zo komen onze klanten alle materialen voor hun nieuwe huis kiezen op één plek – in onze gloednieuwe showroom in de oude fabrieksgebouwen – en bouwen we alle huizen van een bepaald project in één keer, of ze nu al verkocht zijn of niet.”

Operationele excellentie voorop

Maar ook in de verdere bedrijfsvoering is efficiëntie sinds 2018 topprioriteit. Niet in het minst als het op rapportering aankomt, zo blijkt. “Vroeger bestond er niet alleen weinig rapportering, die werd bovendien ook nog eens helemaal manueel opgemaakt”, gaat Willem verder. “Met alle nadelen van dien: de rapportering gebeurde laat, waardoor de tijd ontbrak om door de cijfers te gaan. Zag je een verkeerde boeking, dan was het bijna onmogelijk om die nog aan te passen in de lopende rapportering. We kregen de rapporten bovendien op papier: snel bepaalde informatie eruit filteren, kon enkel met de fluostift. En omdat elke afdeling een andere manier van rapporteren hanteerde, had ieder zijn eigen waarheid.”

Met het oog op operationele excellentie moest dat anders. “We gingen op zoek naar een goede rapporteringstool. Die moest intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, met een mooie look & feel. Achter de schermen mogen de cijfers dan wel complex zijn, op het scherm mag de gebruiker daar niks van merken. We wilden ook kunnen doorklikken naar de details. Omdat iedere afdeling op dat moment zijn eigen rapportering – en software – had, vonden we het tot slot ook belangrijk dat de tool de link kon maken met al deze programma’s.”

Complexiteit vertalen naar gebruiksgemak

Groep Huyzentruyt contacteerde aanvankelijk zes leveranciers, maar koos al snel voor een partnership met BrightAnalytics en VGD, zo vertelt ons financial controller Dimka Buyse. “We vielen meteen voor het gebruiksgemak en de look & feel van BrightAnalytics. De tool kon bovendien niet alleen verbinding maken met onze andere softwareprogramma’s zoals Excel en Centric, maar ook met zelf ontwikkelde zaken. Daarnaast stelden we vast dat er standaard al heel wat voorzien was van wat we nodig hadden. Maar omdat onze business zo specifiek is en onze voorraadboekhouding complex is, konden we voor de realtime rapportering niet zomaar de gegevens uit de boekhouding halen. Daarom bracht BrightAnalytics hun partner VGD mee rond de tafel: zij sloegen de brug tussen de financiële mensen zoals wij, en de IT-talenten van BrightAnalytics.

Wij bepaalden samen met Horsum welke rapporten nodig waren. Daarna hielp VGD ons de nodige gegevens uit onze systemen te halen om die rapporten te bouwen. Daarbij daagden ze ons uit om nog nét een tikkeltje dieper na te denken. Zo vertaalden we samen de complexiteit van onze werking naar een gebruiksvriendelijke rapportering in BrightAnalytics. Binnen de vooropgestelde timing én binnen ons budget. Dat is bij software niet altijd evident, weten we. Een sterke tandem!”

Eén waarheid

Ondertussen is niet alleen de financiële rapportering geïmplementeerd, maar ook de operationele en een dashboard met KPI’s. “En of we tevreden zijn”, lacht Dimka. “De cijfers zijn niet alleen overzichtelijk, maar ook inzichtelijk geworden. De tijd die we vroeger besteedden aan rapporten opmaken, is nu vrijgekomen om dieper in de cijfers te duiken. We kunnen realtime analyseren, zaken aanpassen die niet goed zitten en met één muisklik het resultaat van die aanpassing zien. Doordat er controles ingebouwd zitten, kunnen we er bovendien op vertrouwen dat de data correct zijn.”

Willem geeft nog mee dat de beperkte flexibiliteit voor de eindgebruiker – management en medewerkers – voor hem een belangrijke bijkomende troef is. “We wilden één standaard rapportering voor iedereen. Als het systeem te veel flexibiliteit toelaat voor de eindgebruiker, heb je op de duur al snel weer allemaal verschillende manieren van rapporteren. En spreekt iedereen weer zijn eigen waarheid. Dan luister ik liever heel goed naar wat de verschillende afdelingen nodig hebben, om hen dan een rapportering te geven die werkt. Zo ben ik zeker dat alle deelnemers in een vergadering dezelfde cijfers voor zich hebben, en daarvoor dezelfde definities hebben gehanteerd.”

Vol ongeduld wachten op meer

Dat Groep Huyzentruyt, BrightAnalytics en VGD vandaag hard verder werken aan bijkomende rapporteringen, mag niet verbazen. “Zowel het management als onze medewerkers willen alleen maar meer en wachten ongeduldig op bijkomende rapporteringen. Dimka kan de vraag nauwelijks bijhouden. Daarom werven we binnenkort zelfs een tweede controller aan!” Die gaat zich samen met Dimka en Willem onder meer toespitsen op de ontwikkeling van een projectrapportering. “Vroeger maakten we per jaar de som van wat we verdienden over alle projecten heen. Maar projectontwikkelaars willen per project cijfers kunnen bekijken, en dat over de jaren heen. Dat wordt nu mogelijk. Daarnaast komt er ook nog een rapport over cashmanagement, eentje voor de budgettering en een ander over de projecten die nog in ontwikkeling zijn. We zijn dus nog wel even zoet”, lacht Willem.