"Ik wilde snelheid, schaalbaarheid, en het manuele werk moest eruit."

Uitpakken en implementeren

Toen Jacob Quartier als CFO aan de slag ging bij Smappee, was één van de eerste dingen die hij deed BrightAnalytics implementeren. Vergelijken met andere tools was niet meer nodig: hij had namelijk al zeer positieve ervaringen met de software opgedaan bij zijn vorige bedrijf. Wat voor hem de doorslag gaf: het feit dat deze ‘out of the box’ software zeer snel te implementeren was. Zo ging er geen kostbare tijd verloren aan scoping en nazorg.

“Smappee telt vijf verschillende vennootschappen in binnen- en buitenland, en de systemen van al deze entiteiten zijn niet altijd goed geharmoniseerd”, begint Jacob. “We hadden behoefte aan goed geconsolideerde cijfers om de correcte koers te bepalen voor ons bedrijf, dat sterk groeiend is. We wilden die cijfers niet alleen kunnen bekijken door een statutaire bril, maar ook vanuit een managementperspectief. Toen ik in dienst kwam, in september 2022, was er nog geen consolidatietool. Dat betekende dat we een beroep moesten doen op Excel, en hier veel manueel werk aan hadden. Een verlies van tijd en energie, en bovendien zat er altijd vertraging op de cijfers. Ik wilde snelheid, schaalbaarheid, en het manuele werk moest eruit.”

Snel en straightforward

Dus besloot Jacob om meteen een rapporteringstool te implementeren. “Voor mij was het belangrijk dat de software op zeer korte termijn operationeel was. Ik had in een vorig bedrijf al ervaring opgedaan met BrightAnalytics en wist dat het daar zeer snel en straightforward opgezet was. Ik zit al even in finance en had al meermaals dergelijke oefeningen gedaan. Daarom was het niet meer nodig om nog eens te vergelijken met andere leveranciers. De vereisten voor Smappee waren redelijk gelijkaardig aan die op mijn vorige job, dus koos ik snel voor BrightAnalytics zodat we geen tijd zouden verliezen. Rond nieuwjaar implementeerden we BrightAnalytics, en tegen de januariafsluiting was het operationeel.”

De grote meerwaarde van het systeem zit ‘m voor Jacob in het feit dat er bijna geen customisatie aan te pas komt. “Het gaat niet om een log systeem dat maanden scoping en nazorg vereist, maar om een out of the box technologie. Implementatie is dus geen kwestie van maanden, maar van weken. Bovendien kregen we een zeer goed team ter beschikking dat ons niet aan ons lot overliet. BrightAnalytics voorzag ook kwalitatieve opleidingen om onze gebruikers te trainen. Onze customer succes manager stond ons bij van implementatie tot nazorg. Zo werden we begeleid tot we operationeel up-and-running waren.”

Zicht op de hele wereld, in één taal

Daarnaast waardeert hij het feit dat de verschillende legale entiteiten van Smappee – met verschillende rekeningstelsels – toch in één geconsolideerd managementrapport gemapt worden, rekening houdend met de verschillende munteenheden waar de vennootschappen mee werken. “Met één klik hebben we zicht op de hele wereld, in één zelfde taal: die van de geconsolideerde cijfers – bekeken door een managementbril”, gaat Jacob verder. “En dat in realtime, en niet enkel op het niveau van een rekeningstelsel, maar ook bijvoorbeeld op departement. In plaats van puur een jaarrekening neer te leggen, kunnen we zo veel meer aan analytische boekhouding doen.”

Tot slot geeft Jacob nog aan dat hij BrightAnalytics ziet meegroeien met de ambities van Smappee, en die zijn duidelijk: “Tussen 2021 en 2022 is onze omzet meer dan verdriedubbeld. De komende jaren willen we de omzet minstens nog eens verdubbelen. Die groei tekenen we op in België én erbuiten, maar de meest exponentiële groei danken we toch aan het buitenland. Dankzij BrightAnalytics kunnen we gerust zijn dat we een financiële rapporteringstool hebben die met ons mee kan groeien, ook over de grenzen heen.”