Sinds Sportoase voor zijn financiële rapportering gebruik maakt van BrightAnalytics, hebben ze alleen maar aan tijd en efficiëntie gewonnen. Of het nu gaat om de maandelijkse rapportering, cashflowanalyses, forecasts of het maken van diverse budgetscenario’s door de coronasituatie: vandaag heeft de directie én het operationele management grip op de cijfers.
“Sportoase maakt deel uit van Groep Van Roey”, begint controller Jonah Van Opstal. “Groep Sportoase neemt de ontwikkeling van nieuwe vestigingen voor zijn rekening, alsook het globale management van de dochtervennootschappen. De financiële opvolging en rapportering gebeurt echter door Groep Van Roey.” Ze gebruiken Navision om de boekhouding te coördineren per Sportoase-vennootschap, maar tot voor kort hadden ze geen enkel programma om een totaaloverzicht te creëren voor de hele groep. “Om data te genereren voor alle sites samen, behielpen we ons met Excel”, zegt Jonah. “Nadat we de gegevens per site exporteerden, brachten we alles bij elkaar om tot een geconsolideerd cijfer te komen. Dat was natuurlijk erg omslachtig.”
Via KBC kwam het bedrijf bij BrightAnalytics terecht. “Toen we een korte demo kregen, viel ons meteen op hoe intuïtief het programma was”, gaat Jonah verder. “Alles was voor de hand liggend, en je hoefde geen technische specialist te zijn om ermee aan de slag te kunnen. Bovendien was de info die wij uit cijfers wilden kunnen halen al voorhanden. Omdat we zelf een BI-specialist in huis hebben, hadden we al overwogen om zelf rapporten te maken. Maar met BrightAnalytics waren al onze behoeftes al ingevuld. Dus was de keuze snel gemaakt.”
Anderhalve maand nadat de data bij elkaar gebracht werden en Groep Van Roey een korte opleiding kreeg, waren ze al actief aan de slag met BrightAnalytics. “Zoals vaak bij software werd het ons verkocht als zijnde ‘plug & play’. Het is dan altijd afwachten of dit in de praktijk effectief waargemaakt wordt. Maar bij BrightAnalytics was het echt zo. Bovendien mochten we rekenen op een uitstekende service. Na de implementatie kregen we te horen dat we met onze vragen voortaan bij het support team terechtkonden. Ik heb me toen nog afgevraagd of we nog even snel geholpen zouden worden. Maar ook wat dat betreft zijn we alleen maar lovend: een vraag wordt altijd binnen de 24 uur beantwoord.”
Vandaag gebeurt zowel de financiële als de operationele rapportering voor Sportoase via het platform. “Het grootste voordeel voor ons is dat we nu geconsolideerde data hebben voor alle vennootschappen, wat het makkelijker maakt om te vergelijken. Vroeger moesten we bv. de waterkosten een voor een opzoeken, nu staan die met één druk op de knop overzichtelijk naast elkaar. En zelf gedefinieerde KPI’s tonen in een oogopslag hoe het met een vennootschap gaat.”
Sportoase rapporteert cijfers op twee niveaus: enerzijds naar het operationele management op de sites, en anderzijds naar de directie. “BrightAnalytics zijn we in eerste instantie beginnen te gebruiken voor de directie. Onze financiële directeur gebruikt het platform nu zelf, bv. voor een raad van bestuur, omdat ze zo snel toegang heeft tot alle beschikbare data. Het is zelfs de enige bron die ze nog raadpleegt.”
Daarna kregen ook de operationele managers toegang. “Eens wij de maand afgesloten hebben, kunnen ze zelf hun cijfers raadplegen, vergelijken met het budget en verklaringen zoeken waar nodig. Bovendien kunnen ze de cijfers bekijken vanuit verschillende analytische dimensies: per vestiging, of per afdeling bijvoorbeeld (de zwembadtak, de fitnesstak…). Dat is interessante informatie voor een manager. Vroeger kon dat enkel via omwegen en op een complexe manier, vandaag hebben we snel een analytisch resultaat. Een site die net opengegaan is, kan verder ook alle kosten die nog met de bouw te maken hebben, uit de cijfers filteren en zo enkel de pure exploitatiekosten overhouden.”
Het operationele management gebruikt BrightAnalytics vandaag ook om te budgetteren. “Vroeger moesten ze daarvoor ons boekhoudpakket gebruiken. BrightAnalytics is echter gebruiksvriendelijker, wat de drempel verlaagt om informatie op te zoeken. Het is bovendien heel makkelijk om verschillende scenario’s van budgetten te maken. Dat is al erg handig gebleken naar aanleiding van de coronasituatie. We werken in een heel veranderende context: als we eerst een budget opstellen uitgaand van 12 maanden normale werking maar er nadien op een overlegcomité beslist wordt dat het recreatiegedeelte van de zwembaden gesloten moet worden, kunnen we heel simpel een nieuwe versie maken van het budget.”
Daarnaast gebruikt Jonah BrightAnalytics ook om analyses te maken van de cashflow voor Sportoase. “Daar vraagt de bedrijfsrevisie vaak om, bv. op het einde van het jaar. Maar ook banken hechten veel belang aan cashflowanalyses. Vroeger moesten we ons hiervoor opnieuw behelpen met Excel, waarin we alles manueel overtypten. Dat is nu niet langer aan de orde. Wat voor ons ook een meerwaarde is, is dat je in BrightAnalytics volledig zelf kan kiezen op welke manier je je resultatenrekening wil presenteren. Wij hebben gekozen voor een resultatenrekening die meer inzicht geeft in de cijfers voor het management, door er bepaalde kostenplaatsen uit te lichten waarvan we weten dat ze heel belangrijk zijn voor hen. Denk bv. aan lesgevers, uitzendkrachten, nutsvoorzieningen… Tot slot kunnen we ook een forecast maken op het niveau van de resultatenrekening. De actuals worden dan aangevuld met een voorspelling voor de resterende maanden, zodat we zicht krijgen op waar we op het einde van het jaar gaan uitkomen. Dat is vandaag cruciaal, gezien we in een sector actief zijn die zwaar getroffen is door de maatregelen en banken willen weten of we onze financieringsverplichtingen zullen kunnen nakomen.”
Dat bij de maar liefst 18 vestigingen van Sportoase over het hele land – een 19e is in ontwikkeling – mensen samenkomen om te sporten en ontspannen, was je ongetwijfeld al bekend. Maar wist je ook dat Sportoase deel uitmaakt van bouwbedrijf Groep Van Roey? Zij nemen de financiële opvolging en eindverantwoordelijkheid voor Sportoase voor hun rekening. BrightAnalytics leidt sinds 2020 de financiële rapportering in goede banen.