BrightAnalytics bleek niet alleen perfect verbinding te kunnen maken met Exact Online, ze leverden ook nog eens binnen de maand op.

Snelle maar gecontroleerde groei voor Bavet

Voor het Gentse Bavet – dat op dit moment een collectie van 17 spaghettirestaurants telt en binnenkort een 18e vestiging opent in Oostende – is the sky the limit als het op groei aankomt. Maar dan wel op een gecontroleerde manier, graag. En het was die wens die ervoor zorgde dat Bavet eind 2019 in zee ging met BrightAnalytics.

“We willen inzicht hebben in hoe al onze restaurants presteren”, begint Finance Manager Céline De Paepe. “Het is echt belangrijk voor ons om te weten welke onze toplocaties zijn, en welke locaties het iets minder doen, zodat we snel kunnen ingrijpen waar nodig. We willen de diverse locaties naast elkaar zetten, om de financiële cijfers met elkaar te vergelijken. Aan de hand van ons boekhoudpakket Exact Online lukte dat niet. Daarin zie ik één grote hoop gegevens, en moet ik tabellen draaien, gegevens selecteren en zo meer vooraleer ik tot een conclusie kan komen. Zo lang we nog een beperkt aantal locaties hadden, lukte dat: we maakten downloads uit het boekhoudprogramma en stelden via de kostenplaats manueel een Excel op. Maar eens je 17 vestigingen hebt, is dat niet meer werkbaar.”

Op elk moment inzicht in up-to-date cijfers

Bavet ging op zoek naar een tool waarmee ze niet langer statisch moesten werken. “We zochten een oplossing die dagelijks geüpdatet werd met nieuwe info uit het boekhoudpakket”, zegt Céline. “Ook de snelheid van oplevering speelde een rol voor ons. BrightAnalytics bleek niet alleen perfect verbinding te kunnen maken met Exact Online, ze slaagden er ook nog eens in om binnen de maand op te leveren.”

Sindsdien worden de cijfers vanuit het boekhoudprogramma elke nacht geüpdatet in BrightAnalytics. Realtime inzicht hebben in de cijfers, vindt Céline een enorme stap vooruit. “Bovendien kan ik op een knop klikken om overdag een manuele transfer van data te doen. Bijvoorbeeld wanneer ik net één of meerdere grote of belangrijke boekingen gedaan heb. Daarna zie ik meteen het effect ervan in de rapportering. Vandaag is het heel makkelijk geworden om pijnpunten op te sporen en supersnel in te grijpen.”

Het feit dat er ’s avonds automatisch een mailtje gestuurd wordt als een bepaalde mapping niet correct verloopt, geeft haar bovendien een gerust gevoel dat ze op de cijfers kan vertrouwen. “We zijn in volle groei en openen heel veel nieuwe locaties”, vertelt ze daarover. “Het gebeurt weleens dat we plots een rekening toevoegen aan ons boekhoudkundig rekeningstelsel, maar dat ik vergeet om die te mappen in BrightAnalytics. Dat mailtje ’s avonds is voor mij een extra zekerheid.”

Restaurants van nabij opvolgen

De manier waarop de dashboards voorgesteld en opgebouwd worden, is overigens volledig gepersonaliseerd volgens de behoeften van de spaghettispecialist. “We hebben de structuur volledig op ons kunnen afstemmen. We zien diverse lijnen met bv. de food- of beveragecost, en het beeld wordt niet verstoord door lijnen die voor ons niet van toepassing zijn maar misschien wel voor andere bedrijven. Dat maakt dat we heel makkelijk werken met BrightAnalytics. Doordat er verder slechts een beperkt aantal filters is – company, kostenplaats, maand… – werkt het systeem erg intuïtief.”

De cijfers worden maandelijks met het operationele management besproken, dat zelf overigens ook toegang tot BrightAnalytics heeft gekregen. Op basis daarvan voert operations ook performancegesprekken met de restaurants. “Vanuit mijn functie is het dan weer handig dat ik onze junior accountant kan opvolgen”, zegt Céline. “Heeft ze voor alle locaties de huur of gas en elektriciteit geboekt? Zo kan ik snel kijken – bijvoorbeeld voor een btw-controle – of de cijfers wel kloppen en alles effectief opgenomen is. Ik kies als kostenplaats mijn locatie, duid een bepaalde maand aan, en krijg dan alle locaties naast elkaar gepresenteerd met de diverse opbrengsten en kosten. Of ik vergelijk de prestaties van één locatie over verschillende maanden heen, bv. om inzicht te krijgen in de maintenancekosten.”

Sinds kort gebruikt Céline ook de mogelijkheid om opmerkingen in te voegen in de rapportering. “Wanneer ik door de cijfers ga en zie dat bv. de onderhoudskosten voor een bepaalde locatie hoger zijn dan anders, kan ik uitzoeken waarom en dat cijfer toelichten via een opmerking. Zo ziet operations meteen waar het cijfer vandaan komt. Dat vermijdt dubbel opzoekwerk en vragen.”

Kort op de bal

Dankzij BrightAnalytics hoeft Bavet tot slot niet te wachten tot de maand afgesloten is om al een idee te hebben van de verwachte P&L voor die maand, zo geeft Céline nog mee. “Nog niet alle facturen zijn bij het begin van een nieuwe maand al geboekt, maar door de geboekte gegevens in BrightAnalytics te combineren met bijvoorbeeld payrollgegevens, kunnen we toch kort na het einde van de maand al voorspellen wat de maandcijfers ongeveer zullen zijn. Dat stelt ons in staat om proactief te werken en erg kort op de bal te spelen.”