Bij de demo viel ons meteen het gebruiksgemak op, net als het feit dat we zelf kunnen parametreren wat we in de rapportering willen zien.

Diverse bedrijven en boekhoudpakketten, één versie van de waarheid

Nadat Contimac uit Asse een tijd geleden zijn boekhouding professionaliseerde, wist het bedrijf dat het tijd was voor de volgende stap: een state-of-the-artrapporteringstool. Die ambitie werd nog versterkt toen het zijn Nederlandse concullega GMT International overnam. Voortaan stroomlijnt BrightAnalytics alle financiële (en binnenkort ook operationele) rapportering voor deze specialist in professionele machines, gereedschappen en werkplaatsinrichting voor de industrie, bouw en automotive.

“Toen we GMT International overnamen, werd er niet alleen een ander land aan ons bedrijf toegevoegd, maar ook een ander type boekhouden met andere grootboekrekeningen”, begint bestuurder Ward Rooseleer. “Na de overname wilden we minstens maandelijks kunnen samenzitten met het hele managementteam, om via de correcte cijfers de prestaties en bottlenecks te overlopen. De aandeelhouders moesten in beide landen ten allen tijde aan de cijfers kunnen.”

Tot dan toe behielp Contimac – dat ook voordien al diverse vennootschappen telde – zich met Excel. “Onze externe boekhouder bezorgde ons één keer per kwartaal de cijfers in een overzichtelijke sheet. Maar we hadden niet op elk moment en elke locatie toegang tot de data. Nadat we eerst overgingen tot een maandelijkse afsluiting van de boekhouding, nam de interesse toe om cijfers constant te kunnen opvolgen. Eens je boekhouding dagelijks op een professionele, effectieve, consequente en adequate manier gebeurt, wordt het erg opportuun om evoluties van dichtbij op te volgen.”

One single source of truth

Een van de adviseurs die Contimac bij het overnametraject begeleidde, maakte hen attent op het bestaan van BrightAnalytics. “We vergeleken nog met een tweetal andere leveranciers van soortgelijke oplossingen, maar kozen uiteindelijk snel voor BrightAnalytics. Enerzijds omdat ze een groeiend Belgisch bedrijf zijn, anderzijds omdat ze ons aangeraden werden door een persoon waar we vertrouwen in hadden. Bovendien viel ons bij de demo meteen het gebruiksgemak op, net als het feit dat je in BrightAnalytics alles zelf kan parametreren zoals je het wil zien in de rapportering. Dat maakte het interessant voor ons, net als het feit dat we konden rekenen op zeer goede ondersteuning zonder dat er constant bijkomende kosten zouden aangerekend worden. We wisten op voorhand wat we mochten verwachten.”

Vandaag ziet Contimac alle cijfers die ze relevant vinden voor hun business in de vorm die ze verkiezen. “Nadat we de datapunten bezorgden vanuit Exact Financials, werd alles vlot opgeladen in BrightAnalytics”, gaat Ward verder. “Daarna konden we parametriseren en bekijken in welke vorm we onze P&L en EBITDA wilden zien, en welke kosten we waar gerapporteerd wilden. De grootboekrekeningen van België en Nederland kunnen we zo instellen dat we de cijfers op dezelfde manier zien en kunnen interpreteren, ook al komen ze uit verschillende boekhoudpakketten. One single source of truth, met andere woorden. Bovendien kunnen we tot in de kleinste details doorklikken en zelfs tot op factuurniveau informatie opzoeken over een bepaalde post.”

Realtime voorraadrotatie opvolgen

Een volgende stap voor Contimac is om de financiële data nu ook te koppelen aan operationele data. “We bekijken op dit moment de meer operationele mogelijkheden om bv. de voorraadrotaties in kaart te brengen of andere KPI’s die we belangrijk vinden. Aangezien we een distributiebedrijf zijn, hebben we redelijk wat voorraad. Voor ons is dit dus een belangrijke parameter die we snel willen kunnen vertalen in omzet. In de tool van BrightAnalytics kunnen we gegevens van de resultaatrekening combineren met balansgegevens zoals de voorraadrotatie of de marges per product. Dit in realtime kunnen evalueren per product is een grote troef. De automatische combinatie van P&L- en balansgegevens bespaart ons verder rekenkracht en tijd, waardoor we kunnen focussen op interpretatie in plaats van berekeningen maken.” 

Ward Rooseleer, die geen IT’er is maar wel over wat financiële kennis beschikt, creëert overigens zelf dashboards in BrightAnalytics. “Als je investeert in een platform, kan je er maar beter goed gebruik van maken”, zegt hij daarover. “Met de hulp van onze customer success coach bij BrightAnalytics heb ik een eerste set interessante dashboards gecreëerd. Na een paar uur kon ik er zelf mee verder. Heb je een financiële basiskennis, dan is het een heel makkelijke en intuïtieve tool. En hebben we eens een vraag, dan komt er altijd snel een oplossing”, besluit Ward. Kortom: een tevreden klant.