We hebben overwogen om zelf iets te bouwen, maar beseften al snel: als we hier capaciteit op inzetten, gaat dit ten koste van capaciteit die we zouden kunnen besteden om onze eigen producten beter te maken.

Naadloze financiële integratie bij buy-and-build

Het Nederlandse Spotler is sinds zijn oprichting uitgegroeid van e-mailserviceprovider tot omnichannel leverancier van data driven marketing automation software. Dankzij een buy-and-build-strategie kent de organisatie een sterke groei en groepeert ze vandaag meerdere bv’s in diverse landen. Maar hoe zorg je er als CFO voor dat die ook financieel naadloos geïntegreerd worden, en dan liefst op een efficiënte manier? Enter BrightAnalytics.

“Wanneer we een organisatie overnemen, zijn er altijd een aantal stappen te zetten om dat bedrijf te integreren”, begint CFO Paul Brentjens. “Zowel als het aankomt op hun productportfolio, als de integratie van de organisatie zelf. Om één en ander te stroomlijnen en met het oog op synergie hebben we in elk land waar we actief zijn alle acquisities ondergebracht onder één management voor dat specifieke land. Naarmate onze groep groeide, zijn we daarnaast onze marketing, ontwikkeling, finance en hr centraal gaan aansturen. Daardoor wordt er steeds meer aan cross charging en aan transfer pricing gedaan tussen de bedrijven en landen onderling. In het verleden konden we nog naar één bv kijken en vertellen hoe de zaken ervoor stonden, maar met alle intercompanytransacties werd dat steeds lastiger.”

De vereisten waaraan het consolidatiepakket van Spotler moest voldoen, werden dan ook steeds strenger. “Tot een jaar geleden gebruikten we nog een andere tool voor de consolidatie en de rapportering”, gaat Paul verder. “We hadden met deze software een aanpak uitgewerkt die op zich wel functioneerde, maar toch nog best wat handmatige stappen inhield. Daarom begonnen we uit te kijken naar een andere oplossing. We hebben overwogen om zelf iets te bouwen, maar beseften al snel: als we hier capaciteit op inzetten, gaat dit ten koste van capaciteit die we zouden kunnen besteden om onze eigen producten beter te maken. Daar moeten we als finance afdeling sowieso al vaak om vechten. Als anderen dit efficiënter konden doen, waarom zouden we het dan zelf doen?”

Dagelijkse automatische updates in plaats van wekelijks in Excel

Toen Paul even later BrightAnalytics leerde kennen, bleek dat de software meerdere troeven had die bij Spotler pasten. Het bedrijf besloot te starten met vier administraties om de implementatie gefaseerd aan te pakken. “BrightAnalytics had heel wat troeven, maar we wilden zien of we op die punten ook écht zouden vooruitgaan, en of we niet te veel andere functionaliteiten zouden verliezen”, vertelt Paul. Toen alles enkele weken later prima bleek te verlopen, werd de beslissing genomen om verder uit te breiden.

Wat die troeven van BrightAnalytics dan precies waren voor Spotler? “In eerste instantie is het zo dat BrightAnalytics makkelijk en snel kon connecteren met de diverse pakketten die we gebruiken”, antwoordt Paul. “Voor onze centrale contractadministratie gebruiken we Younium, terwijl we voor de financiële administratie in elk land een andere tool hebben. In Nederland is dat Yuki, in het Verenigd Koninkrijk werken we met Xero, in Zweden dan weer met PE Accounting en in Duitsland met Datev. Dankzij de integratie tussen BrightAnalytics en al deze pakketten krijgen we nu dagelijkse feeds van onze administratie in plaats van dat we die wekelijks moeten importeren via Excel. Daarnaast is het gebruik van multicurrency voor ons ook een belangrijk voordeel: in het verleden vertaalden we de cijfers van het Verenigd Koninkrijk in euro’s, maar daardoor kon het VK zelf de cijfers niet in ponden bekijken. Dat kan met BrightAnalytics wel.”

Een derde reden waarom Spotler de software van BrightAnalytics positief beoordeelde, is het feit dat het mogelijk is om met meerdere rapportagestructuren te werken. “We hebben onze traditionele indeling, zoals de jaarrekening, waarbij bijvoorbeeld de personeelskosten gegroepeerd opgenomen worden onder ‘operating costs’”, zegt Paul daarover. “In onze functionele rapportage – die gaat over hoe we de boel aansturen – zijn de personeelskosten echter opgesplitst naar afdelingen. We hanteren als bedrijf namelijk drie hoofdomzetstructuren: recurrente omzet, transactionele omzet en service-omzet. En ook onze kosten splitsen we op dezelfde manier op. In de functionele rapportering plaatsen we personeel dat zorgt voor service-omzet onder servicekosten, en personeel dat bv. de klantendienst bemant onder recurrente kosten. Die functionele indeling hadden we ook in onze vorige tool, maar we konden van daaruit niet switchen naar de traditionele indeling om aansluiting te vinden bij de jaarrekening. Met BrightAnalytics kunnen we dat wel.”

En dan is er nog de consolidatie-app, zo blijkt: “Wanneer we een acquisitie doen in het midden van een boekjaar, willen we de omzet daarvan niet altijd in de rapportering meenemen. Maar soms willen we dat wél, bijvoorbeeld wanneer we de cijfers voor een bepaalde maand vergelijken met diezelfde maand het jaar voordien, om daarbij te bekijken wat de bijdrage van de overname is. Ook hierop liepen we vast in onze vorige tool: we moesten dan werken met een dummy administratie en allerlei noodingrepen, terwijl deze functionaliteit in BrightAnalytics gewoon voorhanden is. Tot slot kan ik bovendien doorklikken in de cijfers terwijl de weergave wel visueel dezelfde blijft. Daardoor is het makkelijker voor ons geworden om afwijkingen te analyseren.”

Meer tijd voor wat er echt toe doet

Het mag duidelijk zijn dat het groeiverhaal van Spotler – dat jaarlijks één overname wil doen – een belangrijke rol heeft gespeeld in de beslissing om met BrightAnalytics te werken. Paul gaat verder: “Enerzijds is er het feit dat we makkelijk en snel een administratie kunnen aansluiten, en anderzijds zijn er de inzichten die de oplossing van BrightAnalytics ons geeft. Met name in de cijfers van voor een bepaalde acquisitie.” Of het bedrijf hierdoor ook veel tijd wint? “Dat is moeilijk te zeggen, want ik kan de beide tools niet één op één met elkaar vergelijken op dit vlak. Ik denk dat we nu meer tijd doorbrengen in BrightAnalytics dan in onze vorige tool, maar we besteden onze tijd wel zinvoller: namelijk door de cijfers te analyseren, en niet door ze manueel te verzamelen en importeren of exporteren”, besluit Paul.