“Zonder BrightAnalytics zouden we zitten rommelen met Excel-lijsten, manuele consolidaties moeten doen en makkelijker fouten maken.”

Op anderhalve dag een betrouwbare en volledige rapportering

CFO Tim De Reyck maakte als early adopter al in 2017 kennis met BrightAnalytics, toen nog bij zijn eigen start-up. De troeven van de software waren voor hem zo duidelijk, dat hij – na de verkoop van zijn bedrijf – al in de eerste week aan boord bij zijn nieuwe werkgever Technics & Applications voorstelde om ook daar de complexe, tijdrovende Excel-rapporteringen in te ruilen voor de flexibiliteit en het gemak van BrightAnalytics.

“Ik begon vrij snel na de oprichting van mijn software start-up samen te werken met BrightAnalytics”, begint Tim. “Dat was toen ook nog een hele jonge start-up, en toch was ik – na een demo en een gesprek met één van de oprichters – snel overtuigd om met hen in zee te gaan. We hadden namelijk grootse plannen op internationaal niveau, met vestigingen in onder meer Polen en China. Ik wilde de uiteenlopende boekhoudpakketten in de verschillende landen snel met elkaar kunnen koppelen.” De keuze voor BrightAnalytics was voor Tim een no-brainer, zo zegt hij zelf: “Ze boden niet alleen een enorme flexibiliteit aan, maar ook een upload functionaliteit in de cloud, waarop ik zelf een management layer/mapping kon toepassen. Zonder BrightAnalytics zouden we zitten rommelen met Excel-lijsten, manuele consolidaties moeten doen en makkelijker fouten maken. Ik was dus al heel vroeg overtuigd van de capabilities van het pakket.”

Sterk in mergers en acquisitions

Toen Tim een vijftal jaar later zijn start-up verkocht, ging hij aan de slag als CFO bij Technics & Applications, een van de participatievennootschappen van Waterland Private Equity. “T&A heeft productiesites in België en in Frankrijk, maar is continu op zoek naar mergers & acquisitions om nog andere bedrijven toe te voegen tot de groep”, gaat Tim verder. “Vanuit onze samenwerking uit het verleden wist ik dat BrightAnalytics hier sterk in was. Toen Waterland Private Equity meerderheidsaandeelhouder werd bij T&A hadden we een relatief ingewikkelde structuur van verschillende bedrijven, die ook met verschillende ERP-pakketten werkten: van Wings over Exact Online en Odoo tot Navision Als je geen pakket hebt zoals BrightAnalytics is het bijna onmogelijk om een consolidatie op te zetten. Mijn voorganger deed dit allemaal in Excel. Maar in die rapportering heb ik heel wat inconsistenties gevonden.”

Hij besloot dan ook vrijwel meteen om met die manuele manier van rapporteren te stoppen, en BrightAnalytics te introduceren. “De eerste week dat ik bij T&A werkte, heb ik het al op tafel gelegd: ‘Als jullie een degelijke, snelle management reporting willen, dan wil ik voor BrightAnalytics gaan.’ Het management was snel overtuigd. Een vergelijking met mogelijke alternatieven vond ik niet meer nodig. Ik was het gewend om met BrightAnalytics te werken, en was tevreden over de functionaliteiten en de ondersteuning.”

Alleen maar voordelen

De ERP-pakketten werden gelinkt, en er werd een goede managementstructuur opgebouwd zodat Tim voortaan een degelijke management reporting kon voorleggen aan Waterland Private Equity. “De hele integratie nam alles samen amper twee maanden in beslag, wat erg weinig is gezien de complexiteit van de verschillende pakketten. De enorme flexibiliteit die we hebben om de data van verschillende ERP-pakketten snel te kunnen opladen én het gemak om die om te kunnen zetten naar de managementstructuur die we bovendien zelf kunnen opbouwen, is een belangrijke troef. Zowel de eliminatie van intercompany transacties als de consolidatie verloopt nu veel beter. Bovendien winnen we enorm veel tijd: wanneer de accountants klaar waren, deed mijn voorganger nog eens vijf volle dagen over de rapportering. Nu zijn we op anderhalve dag rond, inclusief management- en board reporting. Het verschil is gigantisch.”

Tim weet daarbij dat hij ten volle kan vertrouwen op de cijfers. “We maken nu de omschakeling van de oude Navision naar Microsoft Dynamics Business Central. Er zijn veel bedrijven die daar een laag business intelligence bovenop leggen om er de data uit te trekken die ze nodig hebben. Puur voor financiële doeleinden is dit voor mij niet aan de orde. Omdat ik vertrouw op BrightAnalytics en de set-up die we in het pakket gecreëerd hebben.” En ook de samenwerking en ondersteuning evalueert hij als positief: “Soms hapert er eens iets, maar dat gebeurt overal. Het belangrijkste is dat het team van BrightAnalytics kort op de bal speelt. Hun support is heel goed en responsief. Doorheen de jaren zag ik de organisatie groeien, maar dat heb ik niet als een nadeel ervaren. Integendeel, we worden altijd snel geholpen.”

Accurate voorspellingen op dagbasis

Sinds enkele maanden heeft T&A ook de operationele module van BrightAnalytics in gebruik genomen, die zicht geeft op de pipeline over de productiebedrijven heen. Ook dat maakt een wezenlijk verschil. Tim vertelt: “We zijn als leverancier bekend om het feit dat we heel snel kunnen leveren. Dat is belangrijk in de zwembadsector, want klanten willen hun nieuwe zwembad zo snel mogelijk beschermen tegen vuil en energie besparen. Tegelijk kan er pas opgemeten worden als het betonnen bad droog is. Dat maakt dat we maar weinig tijd hebben tussen het opmeten en de oplevering van de afdekking. Dat wij heel snel kunnen opleveren, heeft als keerzijde dat het moeilijk is om in te schatten hoe we de maand gaan afsluiten, welke omzet we zullen realiseren, wat de impact op de voorraad is en welke kosten daarbij horen. Vandaar onze keuze voor de operationele module: hierdoor kunnen we nu op dagbasis zo accuraat mogelijk voorspellingen maken en hieromtrent rapporteren aan zowel de bank als de aandeelhouders. We gebruiken de module ook om te zien hoe de verkopen zich verhouden over klanten, categorieën van klanten en landen heen, en dat zowel vanuit kostenperspectief als vanuit omzet perspectief. Als we de spreiding kennen over de belangrijkste leveranciers heen, kan ons dat bijvoorbeeld helpen om betere aankoopvoorwaarden te krijgen. De module stelt het management op die manier in staat om de strategische doelen uit te zetten en bij te sturen waar mogelijk, en dat over companies heen.”