De overstap maken van een papieren boekhoudsysteem naar een snelle, digitale oplossing was de taak voor Dries Holvoet toen hij bij De Laet & Van Haver aan de slag ging. Het bedrijf was uitgegroeid van een kleine slagerij tot veel meer. Met vijf bedrijven was de tijd gekomen voor geautomatiseerde financiële en operationele rapportages. Sindsdien vormt de software van BrightAnalytics de basis voor strategische beslissingen.
“Het begon ooit allemaal met één slagerij in Hove”, steekt algemeen directeur Dries Holvoet van wal. “Maar gaandeweg groeide onze organisatie, en ondertussen tellen we vandaag vijf vennootschappen. De focus in de zaak lag van oudsher op het vlees: we wilden kwalitatieve charcuterie en vleeswaren aanbieden. De focus lag niet op een moderne boekhouding. De boekhouder verwerkte de cijfers, maar daar gebeurde verder niets mee, we waren geen datagedreven bedrijf.”
Dat veranderde toen Dries aan boord kwam. “Ik werd aangeworven om een transformatie door te voeren en de overstap te maken van een papieren boekhouding naar een snelle digitale oplossing, zodat we een steviger fundament hadden om onze groei verder te zetten. Een onderdeel daarvan was dat we beslissingen meer cijfermatig moesten onderbouwen. Ik ging op zoek naar een tool die ons hierin kon ondersteunen, en vond het daarbij belangrijk dat we zowel data kunnen analyseren als visualiseren. Daarnaast wilde ik bepaalde data ook kunnen afschermen door verschillende rollen toe te kennen. Niet iedereen in de organisatie hoeft immers alles te zien.” Hij vergeleek twee mogelijke oplossingen met elkaar, waaronder BrightAnalytics. “Het aangename contact met de salesafdeling van BrightAnalytics én het feit dat onze boekhouder deze tool aanbeval, trokken me over de streep. Een bijkomend voordeel was dat er in BrightAnalytics al koppelingen bestonden met ons boekhoudpakket.”
Drie jaar na de ingebruikname van het platform wordt BrightAnalytics alvast frequent gebruikt door diverse profielen in de organisatie. “BrightAnalytics was in de overstap van een papieren naar een digitale boekhouding de kers op de taart. Het zorgt ervoor dat cijfers spreken voor een bredere groep van mensen, gaande van operationele medewerkers in de fabriek tot de zaakvoerder die op regelmatige basis zowel boekhoudkundige als operationele cijfers kan raadplegen. Als ik in de verte collega’s zie met een blauw scherm, dan weet ik dat ze in BrightAnalytics aan het werken zijn. We grijpen nu veel vaker naar onze cijfers terug. Wanneer de salesafdeling bijvoorbeeld een vermoeden heeft dat een bepaald klantsegment belangrijker lijkt te worden, hebben we de reflex om dit op te zoeken en te zien wat dat segment effectief aan omzet vertegenwoordigt. Cijfers zijn vandaag meer dan vroeger een argument in beslissingen. En dat is de verdienste van BrightAnalytics, die dit heel goed zichtbaar maakt. Daarnaast laat het systeem toe dat verschillende mensen verschillende brillen opzetten. Zo zijn er verschillende rollen voor bijvoorbeeld iemand met mijn functie, een salesmanager of een winkelverantwoordelijke.”
Het feit dat er bovendien slechts in één richting communicatie is tussen BrightAnalytics en het ERP-systeem maakt dat Dries de medewerkers ook motiveert om er echt mee aan de slag te gaan en te spelen met de mogelijkheden van BrightAnalytics. “In ons ERP-systeem liep zoiets al wel eens fout in het verleden”, vertelt hij. “Een collega trok ooit een statistiek, die echter actieve data wegschrijft die nog naar de boekhouding gestuurd moesten worden. Zoiets kan met BrightAnalytics niet gebeuren, omdat het niets terugstuurt naar het ERP-systeem. Zo voelt iedereen zich comfortabel om eens iets te proberen in BrightAnalytics of een opzoeking te doen. Ze weten dat ze niets fout kunnen doen.”
Zelf werkt Dries een drietal keer per week in het systeem. “Er gaat geen week voorbij zonder dat ik BrightAnalytics geraadpleegd heb. Voor allerhande redenen. De apps die we het vaakst gebruiken, zijn de managementrapportering voor finance, en Orders vs. Invoices voor operations. De managementrapportering geeft de belangrijke cijfers visueel aantrekkelijk weer. De financiële app stelt ons in staat om onze brutomarges nauw op te volgen. Zo konden we bijvoorbeeld met de stijgende prijzen van een tweetal jaar geleden duidelijker aantonen wat de impact daarvan was. Verder voegen we zelf ook nog bepaalde bedrijfsgebonden indicatoren toe, waarmee we een aantal eigen ratio’s kunnen weergeven.”
Daarnaast bereiden Dries en zijn collega’s ook de sales meetings, planning en de inschatting van productievolumes voor aan de hand van BrightAnalytics. “Met enkele muisklikken weet ik bijvoorbeeld hoeveel gehakt verkocht is aan bakkers om worstenbrood te maken. In ons ERP-systeem vond ik dat nooit zo snel terug. Doordat dit in BrightAnalytics wel kan, gebruiken we deze mogelijkheden actief in sales en bij forecasting. Ik kan bovendien codes creëren voor de verschillende klanttypes, waardoor ik nog dieper in de data kan duiken. Het mooie aan dit systeem is dat er een aantal standaardpakketten aangeboden worden, waardoor we het wiel niet telkens opnieuw moeten uitvinden. Orders vs. Invoices is daar een mooi voorbeeld van. En wil ik hier toch graag iets aan aanpassen, dan kan ik die modificatie vragen aan de customer service afdeling. BrightAnalytics heeft daarin enorm geïnvesteerd en hun service is vandaag ontzettend goed. Mijn contactpersoon is heel proactief: om de zoveel tijd contacteert ze me zelf met de vraag of ze nog iets voor me kan doen.”
Dankzij BrightAnalytics kan ik nu ook alle klanten en leveranciers volumes geaccumuleerd over de vennootschappen raadplegen, met één druk op de knop. “Dat gaat dan over zaken die over onze vennootschappen heen gebeuren. Iets wat ik ongetwijfeld met de intercompany-optie van BrightAnalytics efficiënter kan aanpakken. Dat zal wellicht onze volgende stap zijn”, besluit hij.
Wat in 1992 begon als een lokale beenhouwerij in Hove – van het echtpaar De Laet & Van Haver – is vandaag een bedrijf gespecialiseerd in fijne vleeswaren, met maar liefst vijf vennootschappen: een restaurant, een productieomgeving en drie winkels. Samen met de groei ontstond er ook meer nood aan én focus op data. Vandaag helpt BrightAnalytics de medewerkers van het bedrijf om de strategische beslissingen cijfermatig te onderbouwen.