Futureproof oplossing die meegroeit

Toen het Zweedse MIAB – gespecialiseerd in cleaning & facilitymanagement – enkele jaren geleden het Finse N-Clean Oy overnam, stond het bedrijf op het vlak van rapportering plots voor een uitdaging: hoe kon de organisatie op een efficiënte manier komen tot een uniforme, geconsolideerde rapportering over de vestigingen heen? Even overwogen ze om in de beide landen hetzelfde boekhoudpakket te gaan gebruiken, maar dat bleek een pak omslachtiger dan BrightAnalytics te implementeren.

“Alles begon toen MIAB in 2019 N-Clean Oy kocht”, begint Marko Nikodijevic, Financieel Directeur. “Tot dan toe had ons bedrijf enkel zaken gedaan in Zweden. Na de overname werd al snel duidelijk dat we een rapportering over de groep heen nodig hadden. Aanvankelijk behielpen we ons met Excel. Beide landen werkten met verschillende boekhoudpakketten: MIAB had Visma Business geïmplementeerd, bij N-Clean werd er gebruik gemaakt van het Finse Sonnet. We haalden per land rapporten uit beide systemen, en integreerden die in Excel, in een poging om alle data te verzamelen in één rapport voor de boardmeeting.”

Maar uiteindelijk kwam het er altijd op neer dat het bedrijf terug moest naar afzonderlijke rapporteringen per land, zo blijkt. “Zodra er een vraag werd gesteld waarvoor we moesten inzoomen op de details, moesten we onze toevlucht nemen tot de aparte boekhoudpakketten”, gaat Marko verder.“Werken met twee systemen en twee soorten rapporteringen maakte het moeilijk voor iedereen die erbij betrokken was.Het manueel overzetten van data nam bovendien enorm veel tijd in beslag.”

Kop en schouders

Aanvankelijk overwoog MIAB om in de Finse vestigingen over te schakelen naar het boekhoudpakket dat in Zweden in gebruik was. “Maar veranderen van boekhoudpakket was omslachtig: het zou betekenen dat ze ook hun gebruiken en processen zouden moeten veranderen. Daarnaast ging er ook een aanzienlijke implementatiekost mee gepaard.”

MIAB besloot dan ook om het over een andere boeg te gooien en op zoek te gaan naar een slimmere oplossing. “We wilden een tool die ons zou helpen om op diverse niveaus de cijfers te analyseren: voor de groep, de individuele bedrijven, maar ook op het niveau van een unit, klant… De software moest ons kunnen ondersteunen op het vlak van de P&L, de balans, forecasting, budgettering en het managen van de cashflow. In een eerste ronde vergeleken we een vijftal leveranciers met elkaar. BrightAnalytics kenden we toen nog niet. Uiteindelijk kwamen we niet tot een consensus, dus besloten we het even te laten rusten. Toen we het project na de zomer opnieuw oppakten, had ik ondertussen BrightAnalytics leren kennen. Dus voegden we ze toe aan de leveranciers die we met elkaar vergeleken. En wat bleek: over de hele lijn stak BrightAnalytics er met kop en schouders bovenuit. Een heel aantal pakketten was namelijk niet zo compleet als deze oplossing. Dat maakte de beslissing makkelijk.”

Win-win

Vandaag – twee jaar verder – is BrightAnalytics al uitgebreid in gebruik genomen in het bedrijf, en dat tot grote tevredenheid van zowel Marko als de overige gebruikers, zo vertelt hij. “BrightAnalytics maakte makkelijk connectie met zowel Visma Business als Sonnet. Daardoor konden onze medewerkers blijven werken zoals ze dat gewoon waren. Een win-win!” Een bijkomend voordeel vindt hij dat ze in BrightAnalytics veel diepgaandere analyses en rapporten kunnen maken dan dat in de boekhoudpakketten gelukt was. “De functionaliteiten van een boekhoudpakket zijn toch vrij oppervlakkig op het vlak van rapportering: het gaat doorgaans om een standaardrapportering zonder groepsniveau, consolidatie of eliminatie van intercompany transacties. Heel basic dus. BrightAnalytics geeft ons binnen de managementrapportering zicht op diverse rapporten en analyses, de P&L, de balans, ratio’s en de cashflow. En het connecteren via een API ging erg vlot, wat de oplossing ook futureproof maakt: als bedrijf zijn we namelijk altijd op zoek naar bedrijven om over te nemen in Denemarken, Noorwegen of elders in Europa. Misschien verwerven we in de toekomst nog bedrijven met andere boekhoudpakketten. We weten nu dat we die makkelijk zullen kunnen verbinden met onze rapporteringstool.”

Ook voor niet-financiële profielen

Zo’n 50 gebruikers over het hele bedrijf heen hebben vandaag direct toegang tot het systeem: van de board over de managementteams in beide landen tot de servicedirectors. “Deze gebruikers kunnen heel makkelijk zelf cijfers opvolgen, elk met hun eigen specifieke profiel dat hen toegang geeft tot bepaalde data. Ook dat is een heel belangrijke functionaliteit, vermits er ook gevoelige gegevens zoals bv. salarisinformatie in het systeem zitten, die niet iedereen mag zien.”

Bij de gebruikers zitten heel wat niet-financiële profielen, maar ook zij hebben het systeem snel in de vingers, aldus Marko. “Onze service managers zijn bijvoorbeeld doorgaans met klanten bezig, niet zozeer met data. Zij staan er niet altijd om te springen om een nieuw IT-systeem te leren kennen, maar toch was leren werken met BrightAnalytics kinderspel voor hen. Ze vertellen me altijd hoe makkelijk ze het vinden en hoeveel overzicht de tool hen geeft.” En ook voor Marko zelf als financieel directeur én voor zijn team van boekhouders en controllers – die elke dag met BrightAnalytics werken – is het systeem een grote steun. “Voor onze controllers is het een plus dat ze met de data kunnen spelen, die vanuit verschillende standpunten kunnen bekijken, en tot in de details kunnen afdalen die ze nodig hebben. We hebben bovendien de mogelijkheid om intercompany transacties te elimineren en om te consolideren. En ook de budget- en de forecast module gebruiken we ondertussen.”

Alles en meer

Verder bekijkt Marko of het bedrijf ook de Controlling app en de operationele module in gebruik kan nemen. “Veel mensen in de organisatie zijn vragende partij om meer data en rapporten te halen uit ons CRM-systeem, en die te combineren met de managementrapportering. En we bekijken ook of we ons nieuwe hr-systeem kunnen koppelen met de operationele module. Eigenlijk komt in elk gesprek met onze IT Director – die erg positief is over BrightAnalytics – wel eens ter sprake of we nog een systeem kunnen linken met de software. We zijn vertrouwd met de applicatie. En ze biedt ons alles én meer. 80% van onze data zit nu sowieso al in BrightAnalytics, waarom niet ook CRM en hr toevoegen? Zo hebben we alle data en rapportering op één plek en spreken we over alle rapporteringen heen een zelfde taal. We kunnen bovendien rekenen op een uitmuntende service. Het supportteam van BrightAnalytics is zeer responsief, en staat altijd open voor nieuwe mogelijkheden en suggesties. Elke keer wanneer ik iets vraag of een voorstel doe, staan ze daarvoor open. Het spreekt voor zich dat ik deze tool dan ook regelmatig aanraad aan mijn contacten.”