Ik wist op slag dat dit de tool was die ik nodig had. Geen enkele andere oplossing kwam nog maar in de buurt.

Onestopshop voor alle financiële data

Toen CFO Andreas Andersson aan boord kwam bij het Zweedse Spark Vision, wist hij meteen dat hij het financiële rapporteringsproces vanuit de verschillende vestigingen van de organisatie wilde optimaliseren. En het was voor hem ook duidelijk aan welke vereisten de nieuwe software die hij daarvoor zocht, moest voldoen. Niet veel later maakte hij via een demo kennis met BrightAnalytics. Hij wist op slag dat hij gevonden had wat hij zocht. Hij wist op slag dat hij gevonden had wat hij zocht.

“Omdat we aanwezig zijn in diverse landen – van Zweden over Bulgarije en Italië tot Spanje, Frankrijk en Duitsland – zitten onze financiële data erg verspreid. In al die landen werken we met lokale boekhoudpakketten”, zo begint Andreas zijn betoog. De data die Spark Vision tot een jaar geleden van de diverse landen ontving, waren daardoor niet eenduidig, wat het moeilijk maakte om te consolideren. “Voor we samenwerkten met BrightAnalytics, deden we elke maand voorlopige boekingen in ons boekhoudpakket, om dan op het einde van het jaar de werkelijke data vanuit onze buitenlandse entiteiten te verzamelen. Daarna begon er een lang en tijdrovend proces waarbij we in Excel boekingen, data en cijfers moesten herclassificeren. Het hele administratieve proces kon tot wel drie maanden in beslag nemen.”

Geen enkele andere software maakte kans

Dat veranderde toen Spark Vision een jaar geleden met BrightAnalytics begon te werken. Sindsdien zijn ze het in alle buitenlandse vestigingen aan het implementeren. “Ik werk al een hele tijd in de financiële wereld en ken de markt en de beschikbare tools heel goed. Toen ik aan de slag ging als CFO bij Spark Vision, had ik de kans om te kiezen voor een tool die écht kon bieden wat ik zocht. Ik wist goed wat ik wilde: ik had iets anders nodig”, vertelt Andreas. Hij nodigde verschillende leveranciers uit, waaronder BrightAnalytics. Na de demo was de beslissing echter meteen genomen. “Ik wist op slag dat dit de tool was die ik nodig had. Geen enkele andere oplossing kwam nog maar in de buurt. Wat voor mij daarin doorslaggevend was, was de mogelijkheid om alle verspreide data op een goede manier te kunnen verzamelen. Sinds we met de software van BrightAnalytics werken, is dat een pak makkelijker geworden en hebben we een onestopshop voor al onze financiële data.”

Minimale kans op fouten

Het levert Andreas alvast een enorme tijdswinst op, zo vertelt hij nog: “Zodra we de data hebben van de verschillende vestigingen, hoeven we alleen maar op een knop te klikken en dan zien we kant-en-klare cijfers waar we mee verder kunnen. En is er een nieuwe grootboekrekening, dan krijgen we een melding, waardoor we weten dat we zeker niets missen.” Door de multi-currency tool in BrightAnalytics werd het bovendien mogelijk voor Spark Vision om alle data in één zelfde munteenheid te zien te krijgen. “In Zweden werken we met de Zweedse kroon, in Spanje met de euro, in Bulgarije met de Bulgaarse lev. Wanneer onze data is gekoppeld aan Bright, gebeurt er automatisch een conversie waardoor we de cijfers meteen in één munteenheid zien. Dat gaat zo vlot, dat ik bijna was vergeten om dit als troef te benoemen. Dankzij deze handige tool vermijden we bovendien dat er fouten in de rapportering sluipen door munteenheden om te zetten, een risico dat wel bestaat als je dit manueel moet doen.”

Volledige controle

Ook over de Customer & Suppliers app is hij enthousiast. “Die geeft ons inzicht in openstaande facturen, betaaltermijnen… waardoor we nauwgezet betalingen kunnen opvolgen en reminders sturen waar nodig. Dat geeft ons volledige controle over het facturatieproces en over de facturen die we uitsturen, maar ook ontvangen van onze leveranciers. Daardoor kunnen we de stand van zaken opvolgen tot op het niveau van individuele facturen, ook rekening houdend met specifieke betaalvoorwaarden die we afspreken met klanten.” In het verlengde hiervan werkt hij ook graag met de Cash Forecasting app: “Voor ons is het belangrijk om te weten wanneer er cash komt of te weinig is, zodat we navenant kunnen plannen.”

No problem attitude

Tot slot noemt hij nog de ‘no problem attitude’ van BrightAnalytics, zoals hij het zelf formuleert. “Wat ik erg kan smaken aan dit systeem is dat ik zelf de controle heb over de modules waar ik mee werk. Ik hang niet af van een externe software ontwikkelaar, en kan zelf veranderingen implementeren. En als ik toch eens een vraag of verzoek heb, dan is bij BrightAnalytics alles mogelijk. Ze helpen ons om voorbij problemen te denken en zoeken samen met ons naar oplossingen. Dat waardeer ik ontzettend. Toen er onlangs in onze vestiging in Italië een probleem was, had de customer success manager van BrightAnalytics dit niet alleen opgemerkt, maar nam hij ook contact op en volgde hij de vooruitgang nadien op. Dat is voor mij een enorme bonus, want zelf heb ik niet altijd de tijd om alles tot in het kleinste detail op te volgen.”

Hij ziet de software dan ook verder groeien mét Spark Vision. “Nu we goed begrijpen hoe alles werkt, kunnen we nog verder uitbreiden naar andere landen toe. En dat is ook een voordeel: naarmate wij groeien, kunnen we dat doen mét BrightAnalytics en bijkomende apps in gebruik nemen, zoals de operationele rapportering. Dat deze software mee kan evolueren met de internationale context van ons bedrijf, is heel fijn.”