Het gebruiksgemak van BrightAnalytics is het beste wat ik al gezien heb. De verhouding tussen efficiëntie, eenvoud en resultaat zit perfect.

Finance made efficient!

Finance as a service aanbieden aan de iets grotere Zweedse kmo: dat is de missie van consultancybedrijf SEVR. Toen bij steeds meer van hun klanten de behoefte werd uitgesproken aan een efficiënte financiële planning en analyse, ging SEVR een partnership aan met BrightAnalytics. Om het uiteindelijk ook voor hun eigen financiële rapportering te gebruiken.

“Als consultancybedrijf bieden we onze klanten finance as a service aan”, begint Andreas. “Naast boekhouding, het rekruteren van finance professionals en business intelligence is één van de diensten waarvoor klanten op ons kunnen rekenen CFO-services: onze consultants gaan dan als parttime CFO bij hen aan de slag. Het is vanuit die hoek dat we steeds vaker de nood voelden om de FPA (financiële planning en analyse), de consolidatie, en de rapportering in die bedrijven efficiënter te maken. Er was het verlangen om minder tijd te besteden aan de financiële rapportering, en om meer controle over en begrip van de cijfers te hebben vanuit een breder perspectief en om dit te communiceren naar een breder publiek. Ook in onze eigen organisatie liepen we hier tegenaan.”

Ideaal voor iets grotere KMO’s

Andreas kwam voor het eerst in aanraking met BrightAnalytics toen een klant van hen de software aankocht voor zijn rapportering, budgettering en consolidatie. “Wij implementeerden BrightAnalytics bij onze klant en hadden het op dat moment nog niet eerder gebruikt. Al snel bleek het erg geschikt te zijn voor vele van onze andere klanten. Dat zijn namelijk iets grotere Zweedse kmo’s, vaak met meerdere vestigingen, soms ook in het buitenland, waardoor er sowieso een basisbehoefte aan consolidatie is.”

Het was het begin van een partnerschap tussen BrightAnalytics en SEVR. Of hij de software eigenlijk nog met andere oplossingen op de markt vergeleken heeft? “Ik werk al tien jaar als CFO”, zegt Andreas daarop. “Ik heb dus al veel oplossingen gezien en ben bekend met de markt, onder meer met Power BI, dat we zelf ook implementeren bij klanten. Er zijn daarnaast ook veel lokale Zweedse alternatieven, maar voor mij is BrightAnalytics de beste tool. Eerst en vooral omdat het platform een efficiënte set-up faciliteert. Dit maakt het geschikt voor financiële reporting, budgeting en consolidatie.
Bovendien laat de software je ook vanuit een hoger perspectief naar de cijfers kijken. Het is bedoeld om de volledige complexiteit van financiële processen te capteren en te managen, bijvoorbeeld bij meerdere vestigingen met verschillende boekhoudsystemen. De functionaliteit van de software voor het omgaan met gebruikers is eenvoudig te gebruiken en biedt ons een simpele en effectieve manier om financiële cijfers en KPI’s te communiceren naar diverse doelgroepen binnen de organisatie van de klant en externe partijen. Daarnaast is het gebruiksgemak van BrightAnalytics het beste wat ik al gezien heb. De verhouding tussen efficiëntie, eenvoud en resultaat zit perfect. Onze klanten zijn tevreden en wijzelf besteden minder tijd aan het voorbereiden en administreren van de cijfers – dit geeft ons meer tijd om meer waardevolle diensten en advies aan onze klanten te bieden.”

Flexibel zonder dat het te complex wordt

In het verleden was dat niet altijd het geval. Toen ging SEVR op diverse manieren te werk als het op rapportering aankwam, steeds in functie van de situatie en context van de klant. “Als iemand een hele gesofistikeerde omgeving wil, bijvoorbeeld met veel niet-financiële metrics, dan is Power BI een goed alternatief. Echter, het grote nadeel is dat het onderhouden van het systeem behoorlijk administratief duur is. Het risico bestaat dus dat je een oplossing bouwt die nadien veel ondersteuning nodig heeft, zowel van IT als finance, alleen al om het in stand te houden. Meer flexibiliteit betekent namelijk ook vaak meer complexiteit, zowel voor de gebruiker, die dan uitgebreider opgeleid moet worden om met het systeem te werken, als voor de beheerder, die meer ondersteuning nodig zal hebben. Deze middelen zijn niet altijd beschikbaar voor de klant en ons om de oplossing te ondersteunen. Met BrightAnalytics is het volledig anders, aangezien alles grotendeels automatisch werkt en het onderhoud van het systeem wordt verzorgd door BrightAnalytics. Het bevrijdt ons en onze klanten van de noodzaak om zo’n systeem te beheren. Daarnaast kan de klant binnen enkele weken operationeel zijn, terwijl andere oplossingen vaak langere implementatiecycli vereisen voor productie, testen, validatie en publicatie.”

Verder gebruikte SEVR bij klanten ook vaak dynamische rapporten: “Er zijn veel goedkope oplossingen beschikbaar om data met elkaar te verbinden, en dan bouwden we dynamische rapporten op basis van die data”, licht hij toe. “Dat vind ik nog steeds een goede optie voor bepaalde cases. Excel geeft flexibiliteit en je kan makkelijk zaken managen, maar de keerzijde is dat dit enkel efficiënt werkt als je één of twee administrators hebt. Zodra je opschaalt en viewers en gebruikers wil inbrengen, wordt het complex en niet efficiënt, moet je files naar elkaar beginnen door te sturen, en wordt het moeilijker om samen te werken. De grootte van een organisatie, complexiteit en beschikbare middelen is voor mij dus richtinggevend. Met BrightAnalytics hebben we nu een goede consolidatie én FPA-tool in handen om klanten te beheren, zonder dat het te complex wordt. De efficiëntie waarmee we cijfers verzamelen en analyses maken, is significant gestegen nu we niet meer zo veel tijd moeten besteden aan het verzamelen van data. BrightAnalytics faciliteert dit alles zonder aan functionaliteit in te boeten. Dat is heel fijn.”

Finance efficiënt managen

Andreas besliste niet veel later dan ook om BrightAnalytics ook bij SEVR te beginnen gebruiken. “We hebben dezelfde noden als onze klanten”, zegt hij daarover. “Vroeger vulden we die in met Power BI, maar we zagen er geen commerciële logica in dat onze consultants dit systeem moesten managen voor ons. Bovendien wordt alles wat complexer als je in Power BI moet werken met inputdata. We tellen vandaag 12 bedrijven en hadden een tool nodig die ons in staat stelde om minder tijd te besteden aan FPA, consolidatie en het managen van finance. Bij BrightAnalytics vonden we bovendien een budget- en forecastingmodule. We besloten dan ook dat het beter was om onze consultants met Power Bi te laten werken bij klanten die dat wensten, en om zelf een beroep te doen op BrightAnalytics. Zo hebben onze mensen meer tijd over om de belangen van onze klanten te behartigen.”

Hij noemt zichzelf dan ook absoluut een tevreden klant. “Het hoofddoel voor ons was om de administratie te verminderen, en daar is BrightAnalytics absoluut in geslaagd. Bovendien scoren ze ook qua service en samenwerking erg goed. Hun supportafdeling wordt steeds professioneler. Vragen worden snel beantwoord, en er is duidelijk veel expertise aanwezig in het team. Ondertussen hebben ze ook al heel veel knowhow opgebouwd over het verbinden met Zweedse omgevingen. Dat maakt dat de onboarding van een nieuwe klant vandaag altijd heel vlot verloopt. Ondertussen werk ik dagelijks in het systeem, zowel voor SEVR als voor klanten en heb ik bovendien ontdekt dat er meer mogelijk is met BrightAnalytics dan wat je op het eerste gezicht ziet.