Alles wordt geconsolideerd op één plek, maar het grote voordeel is dat we in BrightAnalytics kunnen doorklikken en zo afwijkingen tot in het kleinste detail kunnen onderzoeken.

Gulden middenweg tussen spreadsheets en ERP

10.000 klanten, ruim 250 verschillende producten, vier entiteiten in twee landen: dat zijn heel wat data waarmee je als CFO je bedrijf kan aansturen. Voor Truls Vad Fjeldberg, CFO bij Trainor, was het zo klaar als een klontje dat een professionele tool een enorme meerwaarde zou zijn om al die data inzichtelijk te maken. Op het vlak van de financiële kant van de zaak, maar ook op operationeel niveau. Sindsdien helpt BrightAnalytics er richting te geven aan het bedrijf. 

“De essentie van mijn job is niet zozeer om cijfers te rapporteren, maar wel om te begrijpen wat er achter die cijfers zit”, zo begint Truls te vertellen. Hij nam een tijd geleden contact op met BrightAnalytics omdat Trainor behoefte had aan een financiële consolidatietool. De bedrijvengroep telt namelijk vier entiteiten in Noorwegen en Zweden. Tot dan toe had het bedrijf zich voor de rapporteringen beholpen met spreadsheets. Ze werden ooit ontwikkeld door vorige CFO’s, en daarna aangepast en bijgewerkt waar nodig. “Het was een immens werk om de spreadsheets up-to-date en accuraat te houden”, gaat Truls verder. “Ik wilde een meer robuuste oplossing, die alle informatie niet alleen live voor ons kon consolideren, maar bovendien ook los stond van de gebruikte ERP-systemen in onze bedrijvengroep. Dat zijn er namelijk verschillende, waaronder Fortnox en Visma.net.”

Voor zijn overstap naar Trainor had Truls bij een ander bedrijf gewerkt dat tegen dezelfde uitdagingen aanliep. “Dat bedrijf had entiteiten die verspreid zaten over de hele wereld. Ik was er interim CFO en heb er het zoekproces opgestart naar een tool die ons kon helpen bij de consolidatie en de financiële rapportering. We hebben overwogen om te werken met één groot ERP-systeem voor alle entiteiten. Dat was echter moeilijk, want er waren in de diverse landen altijd lokale aanpassingen nodig. Toen vond ik BrightAnalytics, dat een laag kon leggen bovenop de verschillende ERP-systemen. Voor ons was dat de gulden middenweg tussen kiezen voor één groot ERP-systeem enerzijds, en werken met spreadsheets anderzijds.” Of hij bij Trainor de oplossing van BrightAnalytics nog met gelijkaardige oplossingen vergeleken heeft? “Nee, we moesten snel vooruit kunnen. Ik had de vergelijking al gemaakt bij mijn vorig bedrijf. Ik wist dat het een goede oplossing was, dus was de beslissing snel genomen.” 

Flexibel en robuust tegelijk 

Toen Trainor niet veel later overgenomen werd, kwam er nog een extra uitdaging bij op het vlak van rapportering. Voortaan waren er namelijk twee rapporteringen: een interne, eigen managementrapportering, en een andere groepsrapportering. “Gelukkig hadden we BrightAnalytics toen al. De tool maakt het mogelijk om de accounts te mappen in functie van de beide rapporteringen die we moeten opstellen. De mapping van accounts is tegelijk flexibel en robuust. We hebben bovendien verschillende accountstructuren in Noorwegen en Zweden. Alles wordt geconsolideerd op één plek, maar het grote voordeel is dat we in BrightAnalytics kunnen doorklikken en zo afwijkingen tot in het kleinste detail kunnen onderzoeken. Het is makkelijk om de info te krijgen die we nodig hebben. Het is geen statisch systeem, waardoor we kunnen spelen met de cijfers. In een spreadsheet met als onderliggende bron een ERP-systeem is dat veel complexer. Dat BrightAnalytics dit heel makkelijk maakt, is een belangrijk voordeel voor ons omdat we meerdere rapporteringsstandaarden hebben. Ik krijg weleens de vraag waarom we geen gebruik gemaakt hebben van Power BI. Daar heb ik in het verleden mee gewerkt, en ik stelde vast dat die tool geen seintje geeft wanneer er iets fout loopt, bijvoorbeeld omdat er iets in de bron van de data veranderd is. We zouden er wellicht dezelfde dingen in kunnen doen, maar wel vele uren besteden aan de set-up en het onderhoud.” 

Sales en productontwikkeling aansturen 

Nadat de financiële rapporteringen – inclusief de P&L, balans, budgettering, reforecasting en cashflowanalyse – goed geïmplementeerd waren, begon Trainor de software ook meer en meer te gebruiken voor analytische doeleinden, bijvoorbeeld op het niveau van producten, klantensegmenten en leveranciers. Truls vertelt: “We hebben zo’n 10.000 klanten en ongeveer 250 verschillende producten. Een belangrijke taak voor ons is om te analyseren wie wat koopt. Data managen als je zo veel informatie hebt, is een hele uitdaging. Een tool hebben die ons hierin inzicht geeft, is essentieel om onze business te begrijpen. BrightAnalytics helpt ons om dit beter dan voorheen te doen. Op basis van de cijfers die we uit BrightAnalytics halen, sturen we de salesafdeling en productontwikkeling aan, en overleggen we met onze leveranciers. Zo gebruiken we de software dus niet alleen voor de financiële rapportering, maar ook om het bedrijf te sturen.”

Bij Trainor hebben alle managementniveaus toegang, zij het met verschillende toegangsrechten. “De COO gebruikt het op operationeel  niveau, en ook de salesafdeling kan uit de software halen wat voor hen relevant is. De CEO heeft op zijn beurt zicht op de financiële performance van het bedrijf zonder dat hij daarvoor een mail moet sturen. Het feit dat je de toegangsrechten per persoon kan instellen, is een voordeel: het zorgt ervoor dat niet iedereen alles te zien krijgt, en bovendien maakt dit het makkelijker voor de gebruiker om het systeem te hanteren. Er is geen overvloed aan informatie die ze niet nodig hebben. Onder meer daarom is het een tool die makkelijk gebruikt kan worden door niet-financiële profielen. Dat zou bij een standaard ERP-systeem niet zo zijn.”

Tot slot is Truls ook lovend over de samenwerking met BrightAnalytics. “Ze dagen mij uit om over nieuwe dingen na te denken, en op mijn beurt daag ik hen uit om het systeem nog verder te verfijnen. Ze slagen erin om hier snel op in te gaan. En als er al eens een issue was met het systeem, werd dat ook altijd heel snel opgelost. Prima klantenservice dus”, besluit hij.